Benutzer anlegen und verwalten

CiviCRM ist mehrbenutzerfähig. D.h., es können sich beliebig viele autorisierte Benutzerinnen am System anmelden und parallel zueinander arbeiten. Voraussetzung ist, dass jeder Benutzer und jede Benutzerin ein eigenes Benutzerkonto und Zugangsdaten hat, mit denen sich die jeweilige Person am System anmelden kann. Diese Handreichung erläutert, wie man sich erstmalig am System anmeldet, zusätzliche Benutzer anlegt und verwaltet sowie Passwörter vergibt.

1. Benutzerkonten in CiviCRM

Zur Benutzerverwaltung in CiviCRM standalone gelangt man über Administration → Benutzer und Berechtigungen.

Für jeden Benutzer muss in CiviCRM ein Kontakt existieren. D.h., Name und Vorname sowie E-Mailadresse des Benutzer ergeben sich aus seinem CiviCRM-Kontakt. Der Benutzer selbst ist dann die Kombination aus einem Benutzernamen, dem zugehörigen Personenkontakt, der die Benutzerin in der CiviCRM-Datenbank repräsentiert und den Rolle(n) und Rechten der Benutzerin im System.

Im polbeo polishub sollten Benutzernamen nur aus Kleinbuchstaben ohne Umlaute, Bindestrichen und Unterstrichen gebildet werden.

Wenn polbeo CiviCRM bereitstellt, werden initial die Benutzer „admin“, „polishubadmin“ und „cronuser“ angelegt.

Der „polishubadmin“ ist mit dem Kontakt „KUNDEN ACCOUNT“ verbunden, weil zur Anforderung eines polishubs nicht mehr als die E-Mail-Adresse erforderlich ist. Der Kontakt „KUNDEN ACCOUNT“ kann nach der erstmaligen Anmeldung bearbeitet werden und es können dann dort Vor- und Nachname des Kontakts eingetragen werden, der Benutzerin des Systems ist.

Die Benutzer „admin“ und „cronuser“ ist allein technisch relevant und dürfen wie auch die zugehörigen Kontakte nicht gelöscht werden.

Der Benutzer „admin“ ist insbesondere für die Fähigkeit des Systems relevant, Nachrichten wie die zur Wiederherstellung des Passworts versenden zu können.

Der Benutzer „cronuser“ und der zugehörige Kontakt „cronuser“ werden für automatisierte Prozesse benötigt, die unter Administration → Systemeinstellungen → geplante Jobs verwaltet werden.

2. Erstmalig anmelden

Nachdem Ihr polishub eingerichtet wurde, erhalten Sie von polbeo zwei E-Mails.

Die erste E-Mail teilt Ihnen mit, dass die Einrichtung abgeschlossen ist. Sie enthält die Internetadresse Ihres polishubs in der Form phxxxxxx.polbeo.de sowie den Benutzernamen polishubadmin.

Mit einer zweiten, automatisch erzeugten E-Mail erhalten Sie einen Link, über den Sie für ihren Benutzernamen polishubadmin erstmals ein Passwort vergeben können.

Anschließend können Sie sich mit dem Benutzernamen polishubadmin und Ihrem neuen Passwort anmelden.

3. Benutzername und Passwort

Für die Anmeldung benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort.

Der Benutzer polishubadmin besitzt volle administrative Rechte und kann seinerseits weitere Benutzerinnen im System anlegen.

Für weitere Personen, die mit dem System arbeiten, sollten eigene Benutzerkonten angelegt werden. Von einer gemeinsamen Verwendung ein- und deselben Benutzerkontos durch mehrere Personen (sogenanntes „Account-Sharing“) wird aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes dringend abgeraten.

4. Passwort wiederherstellen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie auf der Anmeldeseite die Funktion zur Wiederherstellung des Passworts verwenden.

Das System sendet anschließend einen Link an die für das jeweilige Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse. Über diesen Link können Sie ein neues Passwort vergeben.

Hinweis zum E-Mail-Versand: Ihr polishub ist so vorkonfiguriert, dass System- und Benachrichtigungs-E-Mails über eine von polbeo eingerichtete Absenderadresse des Benutzer „admin“ versendet werden können. Ändern Sie diese Versandadresse nicht unabhängig von der SMTP-Konfiguration. Mehr dazu unter E-Mails versenden aus CiviCRM.

5. Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten

Wir empfehlen, für Benutzerkonten zusätzlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Aktivieren Sie dazu unter Administration → Benutzer und Berechtigungen → Anmeldeeinstellungen im Auswahlmenü „Multi-Factor Authentification classes“ die Option „TOTP“. Sobald Sie sich vom System ab- und wieder anmelden, werden Sie dann aufgefordert, den zweiten Faktor für ihren Benutzernamen einzurichten.

Erläuterung des Prinzips einer Zwei-Faktor-Authentifzierung: Das Passwort, das zu einem Benutzernamen gehört, ist der erste Faktor. Wer Benutzernamen und Passwort weiß, hat Zugang. Da Dritte unerlaubt Benutzernamen und Passwort wissen können, besteht der zweite Faktor immer darin, eine Möglichkeit zu besitzen, ein zeitlich befristetes zweites Passwort zu erstellen. Dies ist besonders sicher, weil die Möglichkeit zur Erstellung davon abhängt, ob man im Besitz der Möglichkeit ist.

Beachten Sie, dass CiviCRM keine Wiederherstellungscodes erzeugt. Sollten Sie den TOTP-Geheimnis (auch Shared Secret oder Secret Key) verlieren, wenden Sie sich für das Zurücksetzen Ihrer Zugangsdaten an unseren Support.

6. Weitere Benutzer anlegen

Für alle Personen, die regelmäßig mit Ihrem polishub arbeiten, sollten Sie eigene Benutzerkonten anlegen. Die Möglichkeit hierzu finden Sie unter Administration → Benutzer und Berechtigungen → Benutzerkonten.

Im polbeo polishub sollten Benutzernamen nur aus Kleinbuchstaben ohne Umlaute, Bindestrichen und Unterstrichen gebildet werden, um technische Schwierigkeiten zu vermeiden.

Vergeben Sie beim Anlegen von Benutzerkonten nur die Rechte, die die jeweilige Person tatsächlich benötigt. Insbesondere administrative Berechtigungen sollten nur Benutzerinnen erhalten, die Einstellungen des Systems verändern sollen.