Wer seine E-Mails mit Thunderbird, Outlook oder einem anderen Mailprogramm bearbeitet, möchte möglicherweise trotzdem in CiviCRM nachvollziehen können, welche Nachrichten mit einem Kontakt ausgetauscht wurden.
CiviCRM bietet dafür eine Funktion namens Email-to-Activity Processing. Sie liest E-Mails aus einem dafür vorgesehenen IMAP-Postfach, erkennt Absender und Empfänger anhand der E-Mail-Adressen und dokumentiert die Nachrichten als Aktivitäten an den entsprechenden Kontakten.
So entsteht im Laufe der Zeit am Kontakt der Verlauf der Kommunikation mit diesem Kontakt, sodass auch später auch andere berechtigte Benutzerinnen und Benutzer nachvollziehen können, worüber mit der jeweiligen Organisation oder Person korrespondiert wurde.
Inhaltsverzeichnis
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Ziel dieser Anleitung
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Wie funktioniert die E-Mail-Ablage?
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Voraussetzungen
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Technisches IMAP-Postfach vorbereiten
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E-Mail-Konto in CiviCRM einrichten
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Automatischen Abruf aktivieren
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E-Mails mit Thunderbird in CiviCRM ablegen
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Ergebnis überprüfen
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Weitere Möglichkeiten und Besonderheiten
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Weiterführende Dokumentation
1. Ziel dieser Anleitung
Sie empfangen eine E-Mail von einem Kontakt oder versenden eine Nachricht an ihn. Die Korrespondenz führen Sie in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.
Zusätzlich möchten Sie die Nachricht in CiviCRM dokumentieren. Wenn Sie später den betreffenden Kontakt öffnen, soll die E-Mail dort in den Aktivitäten erscheinen.
Dabei sollen nicht sämtliche E-Mails aus Ihrem Postfach automatisch übernommen werden. Sie entscheiden selbst, welche Nachrichten für die Dokumentation von Bedeutung sind.
Die Anleitung beschreibt, wie Sie diese Funktion einmalig einrichten und anschließend im Alltag nutzen.
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2. Wie funktioniert die E-Mail-Ablage?
Das Verfahren besteht aus vier Schritten:
- Sie kopieren eine empfangene oder versendete E-Mail in einen dafür vorgesehenen Ordner eines IMAP-Postfachs.
- CiviCRM fragt dieses IMAP-E-Mail-Konto und den darin vorgesehenen Ordner in regelmäßigen Abständen ab.
- CiviCRM liest die E-Mail und versucht, Absender und Empfänger anhand ihrer E-Mail-Adressen vorhandenen Kontakten zuzuordnen und
- legt die E-Mail dann als Aktivität an den erkannten Kontakten ab.
Für die regelmäßige Verarbeitung verwendet CiviCRM einen sogenannten "geplanten Job". Dieser führt eine Aufgabe in regelmäßigen Abständen automatisch aus, ohne dass sie ihn jedes Mal manuell anstoßen müssen.
Jede übernommene E-Mail wird als eigene Aktivität gespeichert. Wenn Sie mehrere Nachrichten derselben Korrespondenz ablegen, entsteht am Kontakt eine zeitliche Folge dieser Aktivitäten.
Wichtig: Der IMAP-Ordner dient dabei als Verarbeitungsschleuse, nicht als dauerhaftes E-Mail-Archiv. CiviCRM verschiebt die Nachrichten nach der Verarbeitung in dafür vorgesehene Unterordner.
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3. Voraussetzungen
Sie benötigen:
- eine CiviCRM-Instanz mit aktivierter Komponente CiviMail,
- Administratorrechte in CiviCRM für die Einrichtung,
- ein IMAP-Postfach, auf das CiviCRM zugreifen darf,
- ein E-Mail-Programm, mit dem Sie Nachrichten in diesen IMAP-Ordner kopieren können,
- einen funktionierenden Mechanismus zur regelmäßigen Ausführung der geplanten Jobs.
CiviMail muss aktiviert sein, weil die Verarbeitung eingehender E-Mails technisch zu dieser Komponente gehört. Sie müssen dafür aber keine Newsletter oder Serien-E-Mails einrichten.
Die folgenden Schritte beziehen sich auf CiviCRM Standalone.
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4. Technisches IMAP-Postfach vorbereiten
Richten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein eigenes Postfach ein, beispielsweise:
civicrm-ablage@ihre-domain.de
Dieses Postfach wird nicht für die gewöhnliche Korrespondenz genutzt. Es nimmt ausschließlich E-Mails entgegen, die später in CiviCRM dokumentiert werden sollen.
Legen Sie innerhalb des Postfachs einen IMAP-Ordner mit dem Namen CiviCRM-Ablage an. Sie können den Ordner auch anders benennen. Der Ordnername, den wir hier verwenden, ist nur wichtig, um das Prinzip verständlich zu machen.
Je nach IMAP-Server kann dessen technischer Pfad beispielsweise so aussehen:
Inbox/CiviCRM-Ablage
oder:
INBOX.CiviCRM-Ablage
Welche Schreibweise erforderlich ist, hängt vom verwendeten Mailserver ab. Probieren Sie einfach aus, welche Variante funktioniert oder fragen Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter nach.
Richten Sie das technische Postfach in Ihrem E-Mail-Programm ein, bspw. in Thunderbird, sodass der Ablage-Ordner "CiviCRM-Ablage" unmittelbar in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm erreichbar wird.
Wichtig: Verwenden Sie nicht das Postfach, das CiviCRM für das Bounce-Management) nutzt. Beim Bounce-Management wertet CiviCRM Rückmeldungen nicht zustellbarer E-Mails aus dem Serien-E-Mail-Versand aus. Die hier beschriebene E-Mail-Ablage verarbeitet dagegen normale Korrespondenz. Beide Funktionen verschieben Nachrichten während ihrer Verarbeitung. Deshalb müssen sie mit getrennten Postfächern arbeiten!
Die Einrichtung des Bounce-Postfachs erläutert der Artikel Bounce-Management und Standard-Mailbox in CiviCRM.
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5. E-Mail-Konto in CiviCRM einrichten
Öffnen Sie in CiviCRM:
Administration → CiviMail → E-Mail-Konten
Legen Sie ein neues E-Mail-Konto an.
Tragen Sie die Zugangsdaten des technischen IMAP-Postfachs ein:
- IMAP-Server
- Benutzername
- Passwort bzw. die vom Anbieter verlangte Authentifizierung
- Verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS)
- Quellordner (Source)
Als Quellordner tragen Sie den unter Abschnitt 4 angelegten IMAP-Ordner ein, in unserem Beispiel "CiviCRM-Ablage". Verwenden Sie dabei, wie in Abschnitt 4 beschrieben, die Pfadangabe, die Ihr Mailserver erwartet.
Wählen Sie bei der Einstellung Verwendet für (Used for):
"E-Mail in Aktivität umwandeln (Email-to-Activity Processing)"
Damit weiß CiviCRM, dass die Nachrichten dieses Kontos als Aktivitäten verarbeitet werden sollen.
Bei dieser Verwendungsart stehen weitere Einstellungen zur Verfügung. Standardmäßig wird, falls es noch keinen passenden Kontakt gibt, in CiviCRM dann automatisch ein neuer Kontakt angelegt, der erstmal nur aus der E-Mail-Adresse besteht. Man kann dort aber optional einstellen, dass keine neuen Kontakte erstellt werden.
CiviCRM kann optional E-Mails an einen Fall des CiviCRM-Fallmanagements CiviCase ablegen, sofern der Betreff der E-Mail die Fall-ID oder den Fall-Hash beinhaltet. Für die hier beschriebene gewöhnliche Kontakthistorie bleibt diese Einschränkung deaktiviert. Andernfalls würden E-Mails ohne Fallkennung nicht als Aktivitäten übernommen. Wenn Sie diese Funktion zusätzlich nutzen wollen, richten Sie dafür am besten ein weiteres IMAP-Postfach speziell dafür ein und verfahren Sie dabei nochmals wie in dieser E-Mail beschrieben.
Weitere Einstellungen:
- Aktivitätstyp: Inbound Email
- Status der Aktivität: Abgeschlossen
- Kampagne: optional (falls sie mit Kampagnen arbeiten und sich das IMAP-Konto auf eine Kampagne bezieht, können sie das hier fest einstellen)
- Ersteller der Aktivität: From
- Zielkontakt(e) der Aktivität: From, To, Cc
- Verantwortlich/n für Aktivität: leer lassen
Speichern Sie das E-Mail-Konto.
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6. Automatischen Abruf aktivieren
CiviCRM kennt nun das Postfach, ruft dessen Nachrichten aber nicht allein aufgrund dieser Einrichtung regelmäßig ab.
Öffnen Sie:
Administration → Systemeinstellungen → Geplante Jobs
Suchen Sie den Job mit der Bezeichnung:
Process Incoming Emails
Je nach Übersetzung kann die Bezeichnung abweichen. Der zugehörige API-Aufruf lautet:
Job.fetch_activities
Dieser Job liest die Nachrichten aus den für die E-Mail-Ablage eingerichteten Postfächern und verarbeitet sie.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
- Überprüfen Sie, ob der Job vorhanden ist.
- Führen Sie ihn zunächst manuell über die entsprechende Aktion in der Jobliste aus.
- Prüfen Sie das Ausführungsprotokoll auf Fehler.
- Aktivieren Sie den Job für die regelmäßige Ausführung.
- Stellen Sie ein geeignetes Intervall ein, beispielsweise stündlich.
Beachten Sie: Geplante Jobs benötigen einen zusätzlichen Mechanismus auf dem Server, der sie regelmäßig startet. Üblicherweise übernimmt dies ein Cronjob. Das bloße Aktivieren einer Aufgabe in CiviCRM genügt nicht, wenn dieser Mechanismus nicht läuft. Im polishub von polbeo ist dies standardmäßig eingerichtet und funktioniert, ohne dass eine weitere Einrichtung notwendig ist.
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7. E-Mails mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm in CiviCRM ablegen
Nach der Einrichtung können Sie die Funktion im Alltag nutzen.
Öffnen Sie Ihr gewohnte E-Mail-Programm, zum Beispiel Thunderbird. Wenn Sie das technische E-Mail-Konto, dass wir oben eingerichtet haben, auch in ihrem gewohnten E-Mail-Konto eingerichtet haben, sollte neben Ihrem gewöhnlichen E-Mail-Konto nun auch das technische IMAP-Postfach mit dem Ordner CiviCRM-Ablage verfügbar sein.
Der Ablauf ist nun wie folgt:
- Sie erhalten eine E-Mail von einer Person, mit der Ihre Organisation zusammenarbeitet.
- Markieren Sie die E-Mail im Posteingang.
- Wählen Sie die Funktion zum Kopieren der Nachricht in einen anderen Ordner.
- Wählen Sie den Ordner CiviCRM-Ablage im technischen Postfach.
- Die ursprüngliche Nachricht bleibt in Ihrem gewöhnlichen Postfach erhalten.
Dasselbe Verfahren können Sie mit E-Mails anwenden, die Sie selbst verschickt haben.
- Öffnen Sie den Ordner „Gesendet“.
- Markieren Sie die betreffende Nachricht.
- Kopieren Sie sie in den Ordner CiviCRM-Ablage.
Damit können sowohl empfangene als auch versendete E-Mails dokumentiert werden.
CiviCRM übernimmt die Nachrichten beim nächsten Lauf des geplanten Jobs.
Wichtig: Kopieren Sie die Originalnachricht. Leiten Sie sie nicht einfach an das technische Postfach weiter. Beim gewöhnlichen Weiterleiten verändern sich die Angaben über Absender und Empfänger. Dadurch kann die Zuordnung in CiviCRM fehlschlagen.
Beachten Sie an dieser Stelle auch noch die weiteren Möglichkeiten, die hier unten in Kapitel 9 beschrieben werden.
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8. Ergebnis überprüfen
Für den ersten Funktionstest empfiehlt es sich, zwei E-Mails zu verwenden:
- eine empfangene Nachricht von einem bereits vorhandenen CiviCRM-Kontakt,
- eine versendete Nachricht an denselben Kontakt.
Kopieren Sie beide Nachrichten in den Ablageordner und führen Sie den geplanten Job manuell aus. Gehen Sie dazu auf Administration → Systemeinstellungen → Geplante Jobs, dort auf "Process Inbound Emails" und lösen sie den Prozess mittels der Auswahloption "Execute Now" aus.
Öffnen Sie anschließend den betreffenden Kontakt in CiviCRM und betrachten Sie dessen Aktivitäten. Die beiden E-Mails sollten dort als Aktivitäten erscheinen.
Prüfen Sie:
- Sind die Nachrichten dem richtigen Kontakt zugeordnet?
- Stimmen Betreff, Absender und Empfänger?
- Ist der Nachrichteninhalt vorhanden?
- Wurden die Nachrichten aus dem ursprünglichen Ablageordner entfernt?
CiviCRM legt für die Verarbeitung Unterordner an, in denen erfolgreich verarbeitete beziehungsweise ignorierte Nachrichten abgelegt werden. Diese Unterordner müssen gegebenenfalls im E-Mail-Programm erst sichtbar gemacht beziehungsweise abonniert werden.
Falls keine Aktivität erscheint, prüfen Sie zuerst das Protokoll des geplanten Jobs, anschließend die IMAP-Zugangsdaten und den eingestellten Quellordner.
Testen Sie vor der regelmäßigen Nutzung auch eine E-Mail mit mehreren Empfängern und gegebenenfalls die Einstellung für die automatische Anlage unbekannter Kontakte.
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9. Weitere Möglichkeiten und Besonderheiten
9.1 Automatische Ablage beim Versand über BCC
Für ausgehende E-Mails gibt es einen zweiten Weg.
Sie können die Adresse des technischen Postfachs beim Versand als Blindkopie (BCC) eintragen.
Dann erhält das technische Postfach unmittelbar eine Kopie der versendeten E-Mail. Ein manuelles Kopieren aus dem Ordner „Gesendet“ ist nicht erforderlich.
Da die BCC-Adresse gegenüber den übrigen Empfängern verborgen bleibt, können Sie die E-Mail auf diesem Weg dokumentieren, ohne dass die Empfänger die technische Adresse sehen.
9.2 CiviCRM mit Outlook verbinden
Wer Microsoft Outlook 365 verwendet, kann außerdem die Erweiterung Outlook 365 Integration einsetzen. Diese ermöglicht es unter anderem, E-Mails direkt aus Outlook heraus als Aktivitäten in CiviCRM zu speichern.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Microsoft Outlook 365 mit CiviCRM verbinden.
Die IMAP-basierte Ablage benötigt diese Erweiterung nicht und ist unabhängig von einem bestimmten Mailprogramm.
9.4 Zugriffsrechte und Vertraulichkeit
Bedenken Sie, dass eine E-Mail nach ihrer Übernahme nicht mehr ausschließlich in Ihrem persönlichen Postfach liegt. Sie ist Teil der Daten in CiviCRM und kann je nach Berechtigung auch von anderen Benutzerinnen und Benutzern gelesen werden.Klären Sie deshalb innerhalb Ihrer Organisation, welche Korrespondenz in CiviCRM dokumentiert werden soll und wer darauf zugreifen darf.
Für eingehende E-Mail-Aktivitäten kennt CiviCRM außerdem besondere Berechtigungen zur nachträglichen Bearbeitung. Dabei wird zwischen der Bearbeitung allgemeiner Angaben und der Bearbeitung des gespeicherten Nachrichteninhalts unterschieden.
9.5 Keine vollständige Postfachsynchronisation
Das beschriebene Verfahren übernimmt ausgewählte Nachrichten in die Kontakthistorie.
Es synchronisiert weder Ihr gesamtes Postfach noch bildet es die Ordnerstruktur Ihres E-Mail-Programms in CiviCRM ab.
Gerade diese Auswahlmöglichkeit kann sinnvoll sein: Sie entscheiden, welche Kommunikation zur gemeinsamen Dokumentation der Organisation gehören soll.
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10. Weiterführende Dokumentation
Die folgenden Abschnitte der offiziellen CiviCRM-Dokumentation beschreiben die zugrunde liegenden Funktionen.
System Administrator Guide
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Autofiling email activities via EmailProcessor – Beschreibt die automatische Ablage von E-Mails als Aktivitäten, die Einrichtung des IMAP-Postfachs und den geplanten Job.
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CiviMail setup – Email-to-Activity processing – Erläutert die verschiedenen Verfahren der E-Mail-Ablage und die Konfiguration der E-Mail-Konten.
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Scheduled jobs – Erklärt das Zusammenspiel zwischen den geplanten Jobs in CiviCRM und ihrer regelmäßigen Ausführung durch den Server.
User Guide
- Auto-filing email conversations in CiviCRM – Beschreibt insbesondere die Ablage von E-Mails aus gewöhnlichen E-Mail-Programmen über eine technische E-Mail-Adresse.
Unterschied zu dieser Anleitung
Die offizielle Dokumentation stellt die verfügbaren Verfahren und technischen Konfigurationsmöglichkeiten dar. Unsere Anleitung beschreibt vor allem die selektive Übernahme empfangener und versendeter E-Mails über einen IMAP-Ordner, am Beispiel von Thunderbird und unter Berücksichtigung von CiviCRM Standalone.
Die Ablage über BCC wird als Alternative erläutert. Für die allgemeine Konfiguration des E-Mail-Versands und das Bounce-Management verweisen wir auf die eigenständigen Artikel:
Abruf der offiziellen Dokumentation: 25. Oktober 2026.
