Datenschutzerklärung

Stand: 11.04.2026

Inhaltsverzeichnis

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Polbeo Florian Dieckmann und Fabian Huschka GbR
Bärengasse 16
67547 Worms
Deutschland

Telefon: +49 6241 9748368
E-Mail:

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2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO.

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn dies erforderlich ist, um:

  • unsere Website bereitzustellen
  • unsere Leistungen anzubieten
  • Anfragen zu bearbeiten
  • Vertragsverhältnisse zu begründen und durchzuführen

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3. Hosting

Unsere Website wird bei einem Hosting-Anbieter im europäischen Rechtsraum betrieben.
Aktuell erfolgt das Hosting über:

  • Uberspace (Deutschland)

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb der Website).

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4. Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • aufgerufene Seite
  • Browsertyp und Version
  • Betriebssystem

Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und werden nicht zur Identifizierung von Personen verwendet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

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5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail oder Formular), werden die von Ihnen übermittelten Daten verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Dies können insbesondere sein:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Inhalt der Nachricht

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder lit. f DSGVO

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6. Registrierungs- und Bestellformulare

Im Rahmen der Nutzung unserer Angebote werden über Formulare folgende Daten erhoben:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • optional: Organisationsname
  • optional: Anrede

Diese Daten werden verwendet zur:

  • Bearbeitung der Anfrage
  • Einrichtung von Kundenkontakten
  • Vorbereitung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses

Die Daten werden in folgenden Systemen verarbeitet:

  • CiviCRM
  • SuiteCRM

Im weiteren Verlauf können zusätzliche Daten erhoben werden, insbesondere:

  • Rechnungsadresse
  • Zahlungsinformationen

Diese werden zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung verwendet und können in:

  • SevDesk (Buchhaltung)

verarbeitet werden.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der genannten Systeme.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

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7. E-Mail-Versand

Der Versand von E-Mails erfolgt über die Infrastruktur des Dienstleisters:

  • Brevo (EU)

Brevo wird ausschließlich als technische Versandinfrastruktur (SMTP) genutzt.
Der Versand erfolgt aus den von uns betriebenen Systemen (insbesondere CiviCRM).
Es erfolgt keine eigenständige Nutzung von Marketing- oder Trackingfunktionen durch Brevo.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

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8. Newsletter

Newsletter werden über von uns betriebene Systeme (insbesondere CiviCRM) versendet.
Die technische Zustellung erfolgt über Brevo als Versanddienstleister.

Ein Versand erfolgt nur auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Eine Abmeldung ist jederzeit möglich.

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9. Kommunikation und Support

Für Kommunikation und Support können folgende Systeme eingesetzt werden:

  • E-Mail
  • Matrix (sofern vom Nutzer aktiv genutzt, eigener Server im europäischen Rechtsraum)
  • ggf. Redmine (Ticket-System)

Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

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10. Keine Einbindung externer Inhalte

Wir verzichten grundsätzlich auf die Einbindung externer Inhalte von Drittanbietern (z. B. externe Schriftarten oder Trackingdienste).

Sofern Inhalte eingebunden werden (z. B. Videos), erfolgt dies vorzugsweise über Anbieter im europäischen Rechtsraum (z. B. PeerTube).

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11. Optionale Einbindung von YouTube

Beim Einbinden von Videos über YouTube kann es zur Übermittlung personenbezogener Daten an Google kommen.
Dies erfolgt nur im Ausnahmefall.

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12. Webanalyse (Matomo)

Wir setzen die Webanalyse-Software Matomo ein:

  • keine Speicherung von Cookies
  • IP-Adresse wird anonymisiert

Die Daten werden ausschließlich auf eigenen Servern gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse und Optimierung unseres Webangebots)

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13. Keine Nutzung von US-Cloud-Diensten

Wir verzichten bewusst auf die Nutzung von US-assoziierten Cloud-Infrastrukturen (z. B. AWS, Google Cloud).
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb des europäischen Rechtsraums.

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14. Speicherung und Löschung von Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Daten aus Anfragen werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Daten aus Vertragsverhältnissen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Im Übrigen richten sich Löschfristen nach den technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie den vertraglichen Vereinbarungen.

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15. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns unter den oben genannten Kontaktdaten wenden.

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16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde.

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17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen anzupassen.

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