Wie CiviCRM gepflegt und aktuell gehalten wird

Bei der Entscheidung für CiviCRM besteht ein wesentlicher Teil der Make-or-Buy-Entscheidung in der Frage, wer dauerhaft dessen technischen Betrieb übernehmen möchte. Denn die CiviCRM-Community entwickelt ihre Software täglich weiter. Grundsätzlich erscheint jeden Monat eine neue reguläre Version; bei Bedarf kommen Sicherheitspatches und Point-Releases hinzu. Auch zahlreiche Erweiterungen werden in der Community unabhängig vom CiviCRM-Core kontinuierlich weiter entwickelt. Wer CiviCRM als Software selbst betreibt, muss sich deshalb kontinuierlich um die Aktualisierung seiner Instanz kümmern.

Im polishub übernimmt polbeo diese Aufgabe. Neue CiviCRM-Releases werden geprüft und eingespielt, Sicherheitspatches und wichtige Point-Releases zeitnah übernommen. polbeo aktualisiert zudem auch die Erweiterungen, die für polbeo zu einer sinnvoll ausgestatteten CiviCRM-Installation gehören. polbeo sorgt also dafür, dass die Nutzerinnen und Nutzer einen aktuellen und einsatzbereiten polishub zur Verfügung haben, ohne fortlaufend selbst Software-Releases, Sicherheitshinweise und Erweiterungsversionen beobachten zu müssen.

Inhaltsverzeichnis

Transparenz des Systemzustands

Um den aktuellen Versionsstand des Systems in Erfahrung zu bringen, genügt ein Blick in die Fusszeile des Backends. Dort wird auch der Systemstatus angezeigt.

Einen Teil des tagesaktuellen Pflegebedarfs macht CiviCRM selbst sichtbar. Unter Administration → Verwaltungskonsole → Systemstatus weist die Software auf verfügbare Aktualisierungen oder Probleme mit der Konfiguration hin. Zusätzlich finden sich Hinweise auf ausstehende oder mögliche Aktualisierungen in der Erweiterungsverwaltung unter Administration → Systemeinstellungen → Erweiterungen.

Nicht jeder Hinweis verlangt allerdings eine unmittelbare Handlung. Manche müssen zunächst eingeordnet werden. Ein Beispiel dafür ist die Konfiguration von Bounce Management und Standard Mailbox, die abhängig davon ignoriert werden kann, ob man überhaupt die Serien-E-Mail-Versandfunktion von CiviCRM nutzt oder nicht.

Jeden Monat eine neue Version

Der reguläre Release-Zyklus von CiviCRM sieht grundsätzlich am ersten Mittwoch jedes Monats eine neue Version vor. Sie enthält Fehlerkorrekturen, Verbesserungen und neue Funktionen.

Zwischen den regulären Releases können sogenannte Point-Releases erscheinen, etwa ein Update von 6.16.0 auf 6.16.1. Damit können Fehler behoben werden, ohne bis zum nächsten Monatsrelease zu warten.

Für Sicherheitsaktualisierungen hält CiviCRM grundsätzlich den ersten und dritten Mittwoch eines Monats als Veröffentlichungsfenster frei. Sicherheitsupdates werden über die CiviCRM-Webseite zu Sicherheitsmeldungen und eine eigene Security-Announcement-Mailingliste angekündigt. Je nach Schwere einer Sicherheitslücke sollten solche Updates kurzfristig eingespielt werden.

Wer CiviCRM irgendwo selbst hostet, muss entscheiden, wann er eine neue Version übernimmt, wie er ein Backup seiner funktionsfähigen Instanz anlegt, wie er das angebotene Update möglichst testet, ob sein System nach dem Update immer noch funktionieren wird und wie er das Upgrade anschließend abhängig von den individuellen Eigenschaften seiner persönlichen Instanz sicher durchführt. Die Vorgehensweise wird in der offiziellen Upgrade-Anleitung beschrieben.

Selbst im absoluten Profibereich ist immer wieder beobachtbar, dass CiviCRM-Instanzen zusehends und unbeabsichtigt veralten. Ein Blick in die Fusszeile einer CiviCRM-Instanz und der Blick in die Versionshistorie von CiviCRM verrät, wie viele Monate eine Organisation mit ihrer Softwarewartung hinten liegt. Updates sind dabei kein Nice-to-Have. Sie beheben Fehler, schließen gegebenenfalls Sicherheitslücken und bringen mit den regulären Releases neue und verbesserte Funktionen.

Nach unserer Erfahrung scheitert eine regelmäßige Aktualisierung häufig an den Kosten der Softwarewartung oder daran, dass mit personellen Veränderungen technisches Wissen verloren geht. Zusätzlichen Aufwand können dann auch noch kundenspezifische Entwicklungen verursachen, deren Kompatibilität bei Änderungen der zugrunde liegenden CiviCRM-Funktionen geprüft und gegebenenfalls wiederhergestellt werden muss.

Extended Security Release

Organisationen, die nicht am monatlichen Release-Zyklus teilnehmen möchten, weil sie womöglich die hohe Aktualisierungsfrequenz der Software scheuen, können ein Extended Security Release, kurz ESR, nutzen. Ein neuer ESR-Zweig erscheint grundsätzlich alle sechs Monate. Er bleibt länger auf einer bestimmten CiviCRM-Version und erhält weiterhin Sicherheitsaktualisierungen sowie ausgewählte wichtige Fehlerkorrekturen. Neue Funktionen aus den monatlichen Releases kommen dagegen erst mit dem Wechsel auf eine spätere ESR hinzu.

Der Zweck eines ESR besteht in längeren stabilen Versionszyklen. Die Trägerorganisation der CiviCRM-Entwicklung, die CiviCRM LLC, bietet das ESR gegen Entgelt an, weil ältere Versionen parallel zur laufenden Entwicklung weiter gepflegt werden müssen. Der Anreiz zum Kauf einer ESR-Version besteht für die Käufer in der Entlastung von der hohen Aktualisierungsfrequenz. 2025 entfielen knapp fünf Prozent der Einnahmen von CiviCRM LLC auf ESR-Abonnements. Sie sind damit einer von mehreren Bausteinen zur Finanzierung des Projekts.

Ein betreuter Betrieb wie der polishub verfolgt einen anderen Ansatz: Er bleibt beim regulären Release-Zyklus, nimmt den Nutzerinnen und Nutzern aber dessen technische Betreuung ab.

Erweiterungen haben ihren eigenen Release-Zyklus

CiviCRM besteht nicht nur aus dem Core. Viele Funktionen kommen durch Erweiterungen hinzu. Für den Betrieb einer CiviCRM-Installation muss deshalb auch die Entwicklung der eingesetzten Erweiterungen beobachtet werden. Im polishub übernimmt polbeo dies für die Erweiterungen, die Bestandteil der von polbeo bereitgestellten Umgebung sind.

Einige Erweiterungen werden gemeinsam mit CiviCRM ausgeliefert. Diese Core Extensions gehören zum jeweiligen Release und werden zusammen mit dem Core aktualisiert. Daneben gibt es eigenständige Erweiterungen mit eigenen Entwicklerinnen und Entwicklern und mit eigenen Release-Zyklen. Einen Überblick bietet der Erweiterungskatalog auf civicrm.org. Innerhalb von CiviCRM findet man sie unter Administration → Systemeinstellungen → Erweiterungen.

Für viele dort registrierte Erweiterungen kann CiviCRM erkennen, dass eine neue Version vorliegt, und ein Upgrade anbieten. Es aktualisiert sie jedoch nicht automatisch gemeinsam mit dem Core. Das ist sinnvoll, weil ein Erweiterungsupdate eigenen Programmcode und gegebenenfalls Änderungen an der Datenbank mitbringt und nicht alle Erweiterungen über denselben technischen Weg bereitgestellt werden.

Installation und Aktualisierung zusätzlicher Erweiterungen, die nicht zur von polbeo bereitgestellten Standardumgebung gehören, liegen in der Verantwortung der Nutzerinnen und Nutzer.

Wer entwickelt CiviCRM?

Für den Kern der CiviCRM-Software, den „CiviCRM-Core“, gibt es ein Core Team. Es trägt Verantwortung für Entwicklung, Releases, Sicherheit und die technische Infrastruktur. Ein Teil dieser Arbeit wird durch CiviCRM LLC finanziert. Gleichzeitig arbeiten Mitglieder des Core Teams bei unterschiedlichen Unternehmen und Organisationen. Weitere Entwicklerinnen und Entwickler aus der Community tragen Code bei.

Bei den Erweiterungen ist die Struktur dezentraler. Sie werden beispielsweise von CiviCRM-Agenturen, Organisationen oder einzelnen Entwicklerinnen und Entwicklern gepflegt. Deshalb unterscheiden sie sich auch hinsichtlich Entwicklungsaktivität und langfristiger Pflege.

Das ermöglicht eine Entwicklung, bei der neue Funktionen nicht ausschließlich von einer zentralen Produkt-Roadmap abhängen. Es bedeutet zugleich aber auch, dass beim Betrieb einer Installation mehrere Softwareprojekte im Blick behalten werden müssen.

GitHub, GitLab und die CiviCRM-Community

Der größte Teil des CiviCRM-Codes wird in Repositories auf GitHub gepflegt. Dort liegen unter anderem der CiviCRM-Core und die Integrationen in verschiedene Content-Management-Systeme. Daneben betreibt die CiviCRM LLC unter lab.civicrm.org eine eigene GitLab-Instanz. Sie wird für Issue-Tracking, Projektorganisation, Infrastruktur und zahlreiche Erweiterungen genutzt. Entwickler von Erweiterungen können diese Infrastruktur ebenfalls verwenden. Viele Erweiterungen liegen jedoch in eigenen Repositories auf GitHub, GitLab oder anderen Git-Plattformen.

Der zentrale Treffpunkt der Community ist der CiviCRM-Mattermost-Chat. Entwicklungsdiskussionen finden zusätzlich unmittelbar in GitHub und GitLab statt. Für konkrete Fragen zu Installation und Nutzung ist CiviCRM Stack Exchange eine weitere Anlaufstelle. Ein in Deutschland etabliertes Forum für CiviCRM-Anwender*innen ist der bereits 2012 gegründete Verein Software für Engagierte e.V. in Bielefeld, der unter community.software-fuer-engagierte.de ein Discourse-Forum zu Themen rund um CiviCRM betreibt.

Zur CiviCRM-Community gehören auch die regelmäßig stattfindenden CiviCRM-Konferenzen und Community-Treffen in Nordamerika und Europa. Die Bezeichnungen wechseln zwischen CiviCon, CiviCamp und CiviConf. In Europa werden größere Treffen typischerweise mit einem CiviSprint verbunden. Auf die Konferenz mit Vorträgen, Erfahrungsberichten und Diskussionen folgen mehrere Tage gemeinsamer Arbeit an CiviCRM. Dabei geht es nicht nur um Programmierung, sondern auch um Dokumentation, Übersetzungen und andere Aufgaben des Projekts. 2026 verbindet die CiviConf in Paris beispielsweise einen Konferenztag mit Trainings und einem viertägigen Sprint.

Diese Treffen ergänzen die tägliche Zusammenarbeit über Mattermost, GitHub und GitLab um den persönlichen Austausch zwischen Nutzerinnen und Nutzern, Agenturen, Entwicklerinnen und Entwicklern sowie Mitgliedern des Core Teams.

CiviCRM selbst betreiben oder betreiben lassen?

CiviCRM kann vollständig selbst betrieben werden. Der Quellcode ist zugänglich, Releases und Fehlerberichte sind öffentlich und Erweiterungen können selbst installiert und gepflegt werden. Der Verein Software für Engagierte e.V. bietet mit CiviOneClickDemo die Möglichkeit, eine CiviCRM-Installation bis zu drei Monate auszuprobieren und die Umgebung anschließend für ein eigenes Hosting zu exportieren. Für den anschließenden produktiven Betrieb muss dann geklärt sein, wo gehostet wird, wie die per CiviOneClick erzeugte Umgebung dort eingespielt wird und wer die Verantwortung für Updates, Sicherheitspatches und die Aktualisierung der verwendeten Erweiterungen übernimmt.

Im polishub trennt polbeo die beiden Aufgaben voneinander. Ziel ist es, den Anwenderinnen und Anwendern die Arbeit mit dem System zu ermöglichen und deren Ressourcen nicht durch die Arbeit am System zu binden.
Um Bereitstellung und laufende technische Pflege der Installation kümmert sich polbeo. Die Nutzerinnen und Nutzer können CiviCRM als Teil eines polishub vier Wochen lang kostenlos und unverbindlich testen, CiviCRM selbst konfigurieren, eigene Felder und Datenmodelle anlegen, SearchKits und Formulare bauen, ihre Geschäftsprozesse weiterentwickeln und jederzeit bruchlos in die produktive Nutzung überführen, während sich polbeo weiterhin um den Betriebssupport kümmert.