Die ersten Schritte in CiviCRM

Eine neue CiviCRM-Instanz ist unmittelbar nach ihrer Bereitstellung bereits einsatzbereit. Bevor die ersten Kontakte eingetragen, Verteiler angelegt oder Rundschreiben verschickt werden, sollten jedoch ein paar Einstellungen geprüft werden.

Entscheidend ist, dass das System die eigene Organisation kennt, E-Mails zuverlässig versenden kann und Personen später angemessen angesprochen werden.

Inhaltsverzeichnis

Die Hinweise im Systemstatus prüfen
Die eigene Organisation eintragen
Den E-Mail-Versand klären
Standard-Mailbox und Bounce-Management
Benötigte Komponenten kontrollieren
Anreden, Titel und Anredestile festlegen
- 6.1 Anreden bearbeiten
- 6.2 Anredestile einrichten
Suffixe und Namenszusätze ergänzen](#suffixe-und-namenszusaetze-ergaenzen)
E-Mail- und Briefgrußformeln konfigurieren](#e-mail-und-briefgrussformeln-konfigurieren)
Einen ersten Verteiler anlegen
Wie geht es weiter?

1. Die Hinweise im Systemstatus prüfen

Nach der ersten Anmeldung weist CiviCRM möglicherweise im oberen Bereich der Seite auf offene Konfigurationsaufgaben hin. Typische Hinweise betreffen:

die Kontaktinformationen der betreibenden Organisation,
die Standard-Mailbox,
die Einrichtung regelmäßig ausgeführter Hintergrundaufgaben.

Nicht jede Warnung verlangt eine Handlung durch die Benutzer*innen. Die Einrichtung der Standard-Mailbox ist beispielsweise nicht dringend. Technische Hintergrundaufgaben wie der sogenannte „Cronjob“ gehören bei einer von polbeo verwalteten Instanz zur Bereitstellung und zum Betrieb des Systems.

Andere Einstellungen sollten dagegen selbst geprüft werden, weil sie von den Daten und der Arbeitsweise der jeweiligen Organisation abhängen.

2. Die eigene Organisation eintragen

CiviCRM benötigt einen Organisationskontakt, der die Betreiberin des Systems repräsentiert. Dies ist immer der Kontakt mit der CiviCRM-ID Nr.1.
Die entsprechenden Angaben befinden sich unter:

Administration → Verwaltungskonsole → Konfigurations-Checkliste → Kontaktinformationen der Organisation

Dort sollten insbesondere folgende Angaben eingetragen oder kontrolliert werden:

Name der Organisation,
Anschrift,
Land,
E-Mail-Adresse,
Telefonnummer.

Diese Daten werden an verschiedenen Stellen des Systems verwendet. Sie können beispielsweise in Absenderangaben, Dokumenten oder automatisch erstellten Mitteilungen erscheinen.

Es lohnt sich deshalb, hier nicht irgendeine E-Mail-Adresse einzutragen, sondern eine dauerhaft verwendete allgemeine Adresse wie .

3. Den E-Mail-Versand klären

Beim Versand von E-Mails reicht es nicht aus, in CiviCRM eine beliebige Absenderadresse einzutragen. Der versendende Mailserver muss berechtigt sein, Nachrichten im Namen der verwendeten Domain zu verschicken.

Welche Einstellungen dafür erforderlich sind und was im Einzelnen zu beachten ist, erläutern wir ausführlich im Beitrag E-Mails versenden aus CiviCRM.

4. Standard-Mailbox und Bounce-Management

Unter Administration → CiviMail → E-Mail-Konten wird die sogenannte Standard-Mailbox eingerichtet.

Sie spielt insbesondere beim Bounce-Management eine Rolle. CiviCRM kann dadurch erkennen, wenn eine Nachricht beispielsweise wegen einer nicht mehr existierenden E-Mail-Adresse unzustellbar war. Wiederholt fehlerhafte Adressen können anschließend automatisch vom weiteren Versand ausgeschlossen werden.

Welche Angaben dafür benötigt werden und welche Alternativen bei der Einrichtung bestehen, erläutern wir ausführlich im Abschnitt Bounce-Management und Standard-Mailbox.

5. Benötigte Komponenten kontrollieren

CiviCRM besteht aus verschiedenen Komponenten, die je nach Einsatzzweck aktiviert werden können. Die Auswahl findet sich unter:

Administration → Verwaltungskonsole → Konfigurations-Checkliste → Komponenten

Für viele Organisationen sind zunächst folgende Komponenten interessant:

CiviMail für Rundschreiben und Newsletter,
CiviMember für die Verwaltung von Mitgliedschaften,
CiviCase für strukturierte Vorgänge und Fallakten,
CiviReport für Berichte und Auswertungen.

Auch wenn zunächst keine eigenen Berichte erstellt werden sollen, ist die Aktivierung von CiviReport sinnvoll. Einige vorgefertigte Auswertungen, beispielsweise Berichte zu versendeten Rundschreiben, setzen diese Komponente voraus.

Nicht benötigte Komponenten müssen nicht vorsorglich aktiviert werden. Sie lassen sich später jederzeit ergänzen.

6. Anreden, Titel und Anredestile festlegen

Bevor die ersten Personenkontakte angelegt werden, sollte geklärt werden, welche Angaben für die spätere Ansprache benötigt werden.

CiviCRM unterscheidet dabei zwischen mehreren Feldern:

der Anrede, beispielsweise Frau, Herr oder divers,
dem formellen Titel, beispielsweise Dr. oder Prof. Dr.,
dem Vornamen und Nachnamen,
dem Anredestil, beispielsweise Sie, Du oder formell.

Diese Angaben sollten nicht miteinander vermischt werden. Insbesondere akademische und berufliche Titel gehören nicht in das Feld für die Anrede. Statt „Dr.“ als Anrede zu verwenden, sollte der Titel in das dafür vorgesehene Freitextfeld Formeller Titel eingetragen werden.

6.1 Anreden bearbeiten

Die verfügbaren Anreden lassen sich unter Administration → Systemeinstellungen → Optionengruppen → Anreden kontrollieren und bearbeiten.

Für eine zeitgemäße Grundkonfiguration bietet es sich an:

die überholte Anrede „Fräulein“ zu entfernen,
„Dr.“ aus der Liste der Anreden zu entfernen,
die Anrede „divers“ zu ergänzen.

„Fräulein“ entspricht dem ebenfalls überholten englischen „Miss“.

6.2 Anredestile einrichten

Unter den Optionen für den Anredestil sollte festgelegt werden, ob ein Kontakt üblicherweise mit Sie, Du oder besonders formell angesprochen wird.

Für die nachfolgend beschriebene automatische Grußformel werden die Anredestile folgendermaßen angelegt:

Wert	Bezeichnung	Verwendung
1	Sie	Standardeinstellung
2	Du	persönliche Ansprache mit Vornamen
3	formell	förmliche Ansprache

Die Werte sind wichtig, weil die später verwendete Smarty-Logik ausdrücklich zwischen den Werten 2 und 3 unterscheidet.

Diese Konfiguration erlaubt es beispielsweise, eine Person im persönlichen Kontakt zu duzen, eine andere Person mit „Liebe Frau Beispiel“ anzuschreiben und bei besonders formellen Kontakten „Sehr geehrte Frau Beispiel“ zu verwenden.

7. Suffixe und Namenszusätze ergänzen

Suffixe stehen nach dem Namen. Sie sollten nicht als Bestandteil des Nachnamens und auch nicht als formeller Titel erfasst werden.

Die entsprechende Optionengruppe befindet sich unter:

Administration → Systemeinstellungen → Optionengruppen → Suffixe

Für eine Grundkonfiguration können folgende Einträge angelegt werden:

Name	Wert
MdL	Mitglied des Landtags
MdB	Mitglied des Bundestags
MdEP	Mitglied des Europäischen Parlaments
a. D.	außer Dienst
Jun.	Junior
Sen.	Senior

Die Unterscheidung zwischen der sichtbaren Kurzform und dem ausgeschriebenen Wert ermöglicht eine einheitliche Erfassung. Insbesondere politische Mandate oder Zusätze wie „a. D.“ müssen dadurch nicht in den Nachnamen geschrieben werden.

8. E-Mail- und Briefgrußformeln konfigurieren

CiviCRM kann für jeden Kontakt auf der Grundlage der Anrede, des formellen Titels und des Anredestils automatisch eine E-Mail- und eine Briefgrußformel erzeugen.

Diese Grußformeln stehen anschließend in Rundschreiben, Serienbriefen und anderen Vorlagen zur Verfügung.

Die Einstellungen befinden sich unter:

Administration → Systemeinstellungen → Optionengruppen → E-Mail-Grußformel

und:

Administration → Systemeinstellungen → Optionengruppen → Brief-Grußformel

Eine einfache Grußformel wie „Dear First Name“ genügt für den deutschsprachigen Einsatz nicht. Deshalb sollten die vorhandenen Optionen angepasst werden.

Exkurs: Was ist Smarty?

Smarty ist eine Vorlagensprache, mit der CiviCRM gespeicherte Daten in Texte einfügen und einfache Bedingungen auswerten kann. Platzhalter wie {contact.first_name} werden beim Erzeugen einer Nachricht durch die Daten des jeweiligen Kontakts ersetzt.

Darüber hinaus lassen sich mit Anweisungen wie {if}, {else} und {/if} unterschiedliche Textvarianten erzeugen. So kann CiviCRM beispielsweise abhängig von Anrede, Titel und Anredestil zwischen „Hallo Anna“, „Lieber Herr Beispiel“ und „Sehr geehrte Frau Dr. Beispiel“ wählen.

Die Smarty-Anweisungen werden nicht an die Empfänger*innen versendet, sondern vor dem Versand von CiviCRM verarbeitet. Fehler in der Schreibweise oder nicht vorhandene Kontaktdaten können allerdings dazu führen, dass die Grußformel unvollständig oder fehlerhaft erzeugt wird.

8.1 Die Logik der automatischen Grußformel

Die nachfolgende Smarty-Logik liest zunächst drei Angaben des Kontakts aus:

communication_style_id: den Anredestil,
prefix_id:label: die Anrede,
formal_title: den formellen Titel.

Anschließend wird abhängig von diesen Angaben eine passende Grußformel erzeugt.

Für Personen wird folgende Smarty-Logik verwendet:

{capture assign=c}{contact.communication_style_id}{/capture}{capture assign=p}{contact.prefix_id:label}{/capture}{capture assign=t}{contact.formal_title}{/capture}{if $p=='divers' or $p==''}{if $c==2}Hallo {contact.first_name}{else}Guten Tag {if $t!=''}{$t} {/if}{contact.first_name} {contact.last_name}{/if}{else}{if $c==3}Sehr geehrte{else}Liebe{/if}{if $p=='Frau'} {elseif $p=='Herr'}r {else}Hallo {/if}{if $c==2}{contact.first_name}{else}{$p} {if $t!=''}{$t} {/if}{contact.last_name}{/if}{/if}

Die Logik erzeugt unter anderem folgende Ergebnisse:

Kontaktdaten	Ergebnis
Anrede leer oder divers, Anredestil Du	Hallo Anna
Anrede leer oder divers, Anredestil Sie	Guten Tag Anna Beispiel
Frau, Anredestil Du	Liebe Anna
Herr, Anredestil Du	Lieber Max
Frau, Anredestil Sie	Liebe Frau Beispiel
Herr, Anredestil Sie	Lieber Herr Beispiel
Frau, Anredestil formell	Sehr geehrte Frau Beispiel
Herr, Anredestil formell	Sehr geehrter Herr Beispiel
Frau, Titel Dr., Anredestil formell	Sehr geehrte Frau Dr. Beispiel

Bei einer leeren Anrede oder der Anrede „divers“ vermeidet die Formel eine geschlechtsspezifische Anrede. Beim Anredestil „Du“ wird „Hallo“ mit dem Vornamen verwendet. Andernfalls erzeugt die Formel „Guten Tag“ mit dem vollständigen Namen und gegebenenfalls dem formellen Titel.

8.2 E-Mail-Grußformeln einrichten

In der Optionengruppe E-Mail-Grußformel werden die vorhandenen Einträge folgendermaßen angepasst.

Wert 1: Personen

Den Namen beziehungsweise Inhalt von:

Dear {contact.first_name}

durch die folgende Smarty-Logik ersetzen:

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Person
Als Standardeinstellung verwenden: Ja

Wert 2: Haushalte

Den bisherigen Inhalt durch folgende Grußformel ersetzen:

Liebe Familie {contact.household_name}

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Haushalt
Als Standardeinstellung verwenden: Ja

Wert 3: Organisationen

Den bisherigen Inhalt durch folgende Grußformel ersetzen:

Sehr geehrte Damen und Herren

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Organisation
Als Standardeinstellung verwenden: Ja

Wert 4: Benutzerdefinierte Grußformel

Den Namen „Customized“ in folgende Bezeichnung ändern:

Benutzerdefiniert

Diese Option ermöglicht es, bei einzelnen Kontakten eine von der Standardeinstellung abweichende Grußformel zu hinterlegen.

Wert 5: Frau und Herr

Den bisherigen Inhalt durch folgende Grußformel ersetzen:

Sehr geehrte Frau und Herr

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Haushalt
Als Standardeinstellung verwenden: Nein

Wert 6: Herr und Frau

Den bisherigen Inhalt durch folgende Grußformel ersetzen:

Sehr geehrter Herr und Frau

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Haushalt
Als Standardeinstellung verwenden: Nein

Die Werte 5 und 6 stehen damit weiterhin für besondere Fälle zur Verfügung, werden aber nicht automatisch als Standardgrußformel für Haushalte verwendet.

8.3 Brief-Grußformeln einrichten

Unter:

Administration → Systemeinstellungen → Optionengruppen → Brief-Grußformel

werden dieselben Einstellungen vorgenommen.

Wert 1: Personen

Den bisherigen Inhalt durch dieselbe Smarty-Logik ersetzen:

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Person
Als Standardeinstellung verwenden: Ja

Wert 2: Haushalte

Liebe Familie {contact.household_name}

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Haushalt
Als Standardeinstellung verwenden: Ja

Wert 3: Organisationen

Sehr geehrte Damen und Herren

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Organisation
Als Standardeinstellung verwenden: Ja

Wert 4: Benutzerdefinierte Grußformel

Den Namen „Customized“ ändern in:

Benutzerdefiniert

Wert 5: Frau und Herr

Sehr geehrte Frau und Herr

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Haushalt
Als Standardeinstellung verwenden: Nein

Wert 6: Herr und Frau

Sehr geehrter Herr und Frau

Weitere Einstellungen:

Kontaktart: Haushalt
Als Standardeinstellung verwenden: Nein

8.4 Die Grußformeln testen

Damit die automatische Erzeugung zuverlässig funktioniert, müssen Anrede, Titel und Anredestil beim Anlegen eines Kontakts korrekt gepflegt werden. Eine technisch ausgefeilte Grußformel kann fehlende oder falsch eingeordnete Kontaktdaten nicht ausgleichen.

Nach der Einrichtung sollten deshalb mehrere Testkontakte angelegt werden, beispielsweise:

eine Frau mit Anredestil Sie,
ein Mann mit Anredestil Du,
eine Person mit Anrede divers,
eine Person ohne Anrede,
eine Person mit formellem Titel,
eine Person mit Anredestil formell,
eine Organisation,
gegebenenfalls ein Haushalt.

Anschließend lässt sich in den Kontaktdaten kontrollieren, welche E-Mail- und Briefgrußformeln CiviCRM erzeugt.

9. Einen ersten Verteiler anlegen

Für den Einstieg empfiehlt es sich, eine Gruppe mit dem Namen Newsletter anzulegen.

Der entsprechende Bereich befindet sich unter:

Kontakte → Gruppen verwalten

Die Gruppe sollte als Mailingliste eingerichtet werden. Kontakte können anschließend einzeln, über einen Import oder über ein Formular in diese Gruppe aufgenommen werden.

Damit ist bereits die Grundlage für einen ersten Verteiler geschaffen.

Wie geht es weiter?

Nachdem die grundlegenden Organisations-, E-Mail- und Anredeeinstellungen geprüft wurden, können die ersten Kontakte erfasst werden.

Sie haben noch kein CiviCRM? Dann jetzt starten und vier Wochen kostenlos testen