Spenden mit CiviCRM verwalten und bescheinigen

Eine Spende muss nicht nur entgegengenommen, sondern auch nachvollziehbar verwaltet werden. Für jede Spende sollte erkennbar sein, wer gespendet hat, wann und in welcher Höhe die Zahlung eingegangen ist, über welchen Zahlungsweg sie geleistet wurde und ob bereits eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wurde.

CiviContribute bildet diesen finanziellen Vorgang in CiviCRM ab. Die Erweiterung Donation Receipts erzeugt aus den erfassten Daten Einzel- oder Sammelbestätigungen, stellt sie als PDF bereit und kann sie per E-Mail versenden. Wer die Anleitung nachbauen, ausprobieren und direkt in den produktiven Betrieb überführen möchte, sollte jetzt einen polishub anfordern und vier Wochen unverbindlich und kostenlos testen.

Wie eine Spende nach CiviCRM gelangt, ist dabei grundsätzlich offen. Sie kann von Hand erfasst, importiert oder über ein Formular beziehungsweise eine Schnittstelle übermittelt werden. Diese Anleitung verwendet Twingle als konkreten Anwendungsfall. Twingle ist dafür besonders praktikabel und ausbaufähig, weil es einsatzbereite Spendenformulare und verschiedene Zahlungsarten mit der automatisierten Übermittlung der Spendendaten an CiviCRM verbindet. Twingle ist jedoch keine Voraussetzung für die Arbeit mit CiviContribute und Donation Receipts.

Inhaltsverzeichnis

Ziel dieser Anleitung

Nach Abschluss dieser Anleitung können Sie

  • eine Geldspende in CiviContribute mit der richtigen Zuwendungsart, Zahlungsmethode und Kontenzuordnung erfassen,
  • Donation Receipts für Ihre Organisation konfigurieren,
  • ein zur Rechtsform und zur Bescheidlage Ihrer Organisation passendes Profil für Zuwendungsbestätigungen einrichten,
  • Einzel- und Sammelbestätigungen zunächst in einem Testlauf prüfen und
  • eine Zuwendungsbestätigung als PDF erzeugen und per E-Mail versenden.

Um die Einrichtung überschaubar und unmittelbar nachvollziehbar zu halten, verwenden wir einen bewusst einfachen Anwendungsfall. Wir gehen davon aus, dass

  • ausschließlich Geldspenden bescheinigt werden,
  • zunächst nur eine steuerlich abzugsfähige Zuwendungsart „Spende“ benötigt wird,
  • die Spenden über Twingle eingehen,
  • Twingle die eigentliche Zahlungsabwicklung übernimmt,
  • kein CiviSEPA eingesetzt wird und
  • keine eigenen CiviCRM-Spendenseiten eingerichtet werden.

Die grundlegende Konfiguration von CiviContribute und Donation Receipts lässt sich auch verwenden, wenn Spenden auf anderem Weg nach CiviCRM gelangen. Wo die Anleitung ausdrücklich die Twingle-Erweiterung betrifft, wird dies kenntlich gemacht.

Wie Twingle mit CiviCRM verbunden wird und wie Spendendaten aus einem Twingle-Formular nach CiviCRM gelangen, beschreibt die gesonderte Anleitung „Spenden mit Twingle sammeln und mit CiviCRM verwalten“.

1. Was CiviContribute und Donation Receipts leisten

CiviContribute ist die CiviCRM-Komponente zur Verwaltung von „Zuwendungen“. Gemeint sind finanzielle Vorgänge im Allgemeinen, das heißt nicht nur Spenden, sondern beispielsweise auch Mitgliedsbeiträge, Teilnahmegebühren und andere Zahlungsarten, die in CiviContribute frei definiert werden können.

In dieser Anleitung beschränken wir uns auf Spenden.

CiviContribute speichert unter anderem

  • wer gespendet hat,
  • wie hoch die Spende war,
  • wann sie eingegangen ist,
  • welcher Zuwendungsart sie angehört (es lassen sich womöglich verschiedene Spendenarten unterscheiden),
  • über welche Zahlungsmethode die Spende geleistet wurde,
  • welchen Bearbeitungsstatus sie hat und
  • ob bereits eine Zuwendungsbestätigung erstellt wurde.

Die Erweiterung „Donation Receipts“ – häufig auch kurz DonRec genannt – erweitert CiviContribute um die Möglichkeit, Zuwendungsbestätigungen (ZWB) als Einzel- und Sammelbestätigungen zu erzeugen, als PDF abzulegen und per E-Mail zu versenden.

Bevor man die Möglichkeit konfiguriert, Zuwendungsbestätigungen zu erstellen, muss zuerst CiviContribute eingerichtet werden. Erst danach wird Donation Receipts konfiguriert.

2. Zahlungsbeleg und Zuwendungsbestätigung unterscheiden

CiviCRM verwendet mehrere ähnlich klingende Begriffe, die nicht dasselbe bezeichnen.

Ein Zahlungsbeleg oder eine Empfangsbestätigung bestätigt, dass eine Zahlung oder Zahlungszusage erfasst wurde. Ob ein solcher Beleg oder eine solche Empfangsbestätigung versendet wird, ist Geschmackssache. Man kann das ganz weglassen oder auch automatisieren, sodass nach einer Onlinezahlung automatisch per E-Mail eine solche Nachricht verschickt wird. Ein Zahlungsbeleg oder eine Empfangsbestätigung ist jedoch keine steuerrechtlich korrekte Zuwendungsbestätigung, sondern lediglich eine freundliche Mitteilung.

Die Zuwendungsbestätigung ist dagegen das Dokument nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster gemäß § 10b Einkommensteuergesetz, das die spendende Person für den steuerlichen Nachweis verwenden kann. Dieses Dokument wird, Stand: 6. August 2026, auf der Basis der amtlichen Muster für Zuwendungsbestätigungen nach § 10b EStG mit Hilfe der Erweiterung Donation Receipts auf der Basis einer entsprechend zu entwerfenden Dokumentvorlage erzeugt.

Eine Dankesnachricht, eine Zahlungsbestätigung und eine Zuwendungsbestätigung können miteinander verbunden werden, sind begrifflich und technisch jedoch verschiedene Dinge.

3. Benötigte Angaben und Unterlagen vorbereiten

Bevor mit der Konfiguration begonnen wird, sollten die Angaben zusammengestellt werden, die später in der Zuwendungsbestätigung erscheinen müssen.

Benötigt werden insbesondere:

  • vollständiger Name und Anschrift der begünstigten Organisation, die die Spende bestätigt,
  • Rechtsform der Organisation,
  • zuständiges Finanzamt,
  • Steuernummer,
  • die steuerbegünstigten Zwecke, die vom Finanzamt für die Organisation als steuerbegünstigt anerkannt sind,
  • Datum des aktuellen Freistellungsbescheids oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid,
  • gegebenenfalls Datum des Bescheids nach § 60a AO,
  • maßgeblicher Veranlagungszeitraum,
  • Name oder Funktionsbezeichnung der unterschriftsberechtigten Person,
  • Logo der Organisation und
  • gegebenenfalls eine eingescannte Unterschrift als Faksimile.

Hilfreich sind außerdem bisher verwendete Zuwendungsbestätigungen. Sie erleichtern den Abgleich mit dem bisherigen Verfahren, ersetzen aber nicht die Prüfung anhand des aktuellen amtlichen Musters.

Die amtlichen Muster sind verbindlich. Wortwahl und Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen dürfen grundsätzlich nicht frei umformuliert werden. Danksagungen oder Werbung gehören nicht auf die Vorderseite der Zuwendungsbestätigung.

4. CiviContribute aktivieren

CiviContribute gehört zum Kern von CiviCRM und muss nicht als zusätzliche Erweiterung installiert werden. Die Komponente kann jedoch deaktiviert sein. Um CiviContribute zu aktivieren, öffnen Sie Administration → Systemeinstellungen → Komponenten und prüfen Sie, ob CiviContribute aktiviert ist. Aktivieren Sie die Komponente gegebenenfalls und speichern Sie die Einstellung. Anschließend sollte in der Hauptnavigation der Bereich Zuwendungen erscheinen.

5. Die Finanzlogik von CiviContribute verstehen

Für die einfache Erfassung einer Spende sind drei Elemente wichtig:

  1. die Zuwendungsart,
  2. die Sach- beziehungsweise Finanzkonten und
  3. die Zahlungsmethode.

Die Zuwendungsart beschreibt, warum Geld eingeht. In unserem Fall lautet sie „Spende“. Es lassen sich beliebig viele Zuwendungsarten definieren. Dies ist aber typischerweise nicht der Ort, nach Verwendungszweck zu unterscheiden (Spende für Projekt 1, Spende für Projekt 2 usw.). Dafür nutzt man in CiviCRM besser „Kampagnen“ (CiviCampaign). Bei der Unterscheidung von Zuwendungsarten geht es eher um die Unterscheidung beispielsweise zwischen „Geldspende“, „Sachspende“, „Verzichtsspende“ oder „Aufwandsspende“, die jeweils unterschiedlich verbucht und bescheinigt werden.

Das Sachkonto beschreibt, wo der Vorgang in der Finanzstruktur eingeordnet wird. Dabei unterscheidet CiviCRM insbesondere zwischen Einnahmenkonten und Bestands- beziehungsweise Verrechnungskonten. CiviCRM ist kein Buchhaltungsprogramm. Es geht nur darum nachvollziehen zu können, von wem welche Art von Betrag in welcher Höhe stammt und wie der Status der Zuwendung ist. Jede Zuwendung wird aber typischerweise in der Finanzbuchhaltung gebucht, sodass die Zuwendungsart typischerweise in einem bestimmten Finanz- oder Sachkonto innerhalb der Buchhaltung abgebildet wird. Die jeweiligen Finanz- oder Sachkonten ergeben sich aus dem jeweils verwendeten Kontenrahmen der Buchhaltung.

Die Zahlungsmethode beschreibt, wie die spendende Person gezahlt hat, beispielsweise per Überweisung, PayPal oder Kreditkarte.

Jede Zuwendung in CiviCRM muss einer Zuwendungsart zugewiesen sein. Die Zuwendungsart ist wiederum mit einem Einnahmenkonto und optional weiteren Finanzkonten verbunden.

Falls man CiviCRM als Nebenbuchhaltung nutzt, kann man die in CiviCRM gepflegten Datensätze mittels SearchKit exportieren. Zum Beispiel kann damit ein Export erzeugt werden, der sich leicht in DATEV importieren lässt.

6. Die Zuwendungsart „Spende“ einrichten

Navigieren Sie zu:

Administration → CiviContribute → Zuwendungsarten.

In einer Standardkonfiguration ist in der Regel bereits die Zuwendungsart „Donation“ vorhanden.

Generell gilt: Vorhandene Standard-Zuwendungsarten sollten nicht gelöscht werden, weil sie möglicherweise in internen Abhängigkeiten eine Rolle spielen. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeit, nicht benötigte Einträge zu deaktivieren.

Für unseren Anwendungsfall konfigurieren Sie eine Zuwendungsart mit folgenden Eigenschaften. Klicken Sie auf Zuwendungsart hinzufügen und fügen Sie Folgendes hinzu:

Einstellung Empfohlener Wert
Name Spende
Beschreibung Allgemeine Geldspenden
Steuerlich absetzbar Ja
Aktiv Ja

Die Kennzeichnung als steuerlich absetzbar ist besonders wichtig. Donation Receipts berücksichtigt nur Zuwendungen, deren Zuwendungsart als steuerlich absetzbar gekennzeichnet ist.

Beim Anlegen erzeugt CiviCRM automatisch ein gleichnamiges Einnahmenkonto und verknüpft es mit der neuen Zuwendungsart. Es ist daher in aktuellen CiviCRM-Versionen nicht mehr erforderlich, dieses Einnahmenkonto vorher manuell anzulegen. Die Kontenzuordnung kann anschließend über den Link Konten neben der Zuwendungsart geprüft und angepasst werden.

Eine oder mehrere Spendenarten?

Für den Einstieg genügt eine einzige Zuwendungsart „Spende“.

Weitere Zuwendungsarten sind sinnvoll, wenn Einnahmen in der Buchhaltung tatsächlich getrennt ausgewiesen werden müssen oder unterschiedliche Regeln für die Bescheinigung gelten. Denkbar wären beispielsweise:

  • Spende,
  • Aufwandsspende,
  • Sachspende,
  • Zustiftung oder
  • nicht steuerlich abzugsfähige Zuwendung.

Solche Fälle behandeln wir in dieser Anleitung noch nicht. Unterschiedliche Spendenkampagnen müssen nicht automatisch als unterschiedliche Zuwendungsarten angelegt werden. Für die Zuordnung zu einzelnen Fundraisingmaßnahmen kann stattdessen die Kampagnenfunktion von CiviCRM verwendet werden.

7. Die Sachkonten einrichten

In dieser Anleitung gehen wir davon aus, dass Sie Spenden über Twingle einnehmen. Twingle ist aber nur eine Möglichkeit. Die Einrichtung funktioniert genau gleich auch für andere Zahlungsarten.

Öffnen Sie Administration → CiviContribute → Sachkonten

Für unsere Grundkonfiguration werden mindestens zwei Dinge benötigt:

  1. ein Einnahmenkonto für Spenden und
  2. ein Bestands- oder Verrechnungskonto für die über Twingle eingehenden Zahlungen.

Das Einnahmenkonto wurde beim Anlegen der Zuwendungsart in der Regel bereits automatisch erzeugt.

Eine mögliche einfache Struktur lautet:

Sachkonto Kontotyp Funktion
Spende Einnahmen Erfassung der Spendeneinnahmen
Twingle-Verrechnung Vermögen beziehungsweise Asset Erfassung der über Twingle abgewickelten Zahlungen

Ob ein gemeinsames Konto „Twingle-Verrechnung“ genügt oder getrennte Konten für PayPal, Kreditkartenzahlungen und Banküberweisungen angelegt werden, hängt vom Buchhaltungs- und Abstimmungsprozess ab.

Eine differenziertere Struktur könnte beispielsweise so aussehen:

Sachkonto Verwendung
Bankkonto Überweisungen und unmittelbar auf dem Bankkonto eingegangene Zahlungen
PayPal über PayPal eingegangene Spenden
Twingle/Stripe-Verrechnung Kreditkarte, Apple Pay und Google Pay
Twingle-Lastschrift von Twingle abgewickelte automatische Lastschriften

Je genauer die Kontenstruktur ist, desto leichter lassen sich später Auszahlungen, Gebühren und Zahlungseingänge abstimmen. Für eine Organisation, die CiviCRM vor allem zur Spenden- und Kontaktverwaltung verwendet, kann eine einfachere Struktur ausreichen.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Sachkontos können außerdem Buchungscodes hinterlegt werden. Das sind in der Regel die Kontenbezeichnungen oder Finanzkontonummern, die durch den Kontenrahmen der eigentlichen Finanzbuchhaltung definiert sind.

Auch vorhandene Sachkonten sollten nicht gelöscht werden, solange ihre internen Verknüpfungen nicht vollständig geklärt sind. Nicht benötigte Konten können deaktiviert werden.

8. Zahlungsmethoden konfigurieren

Zahlungsmethoden werden verwaltet unter Administration → CiviContribute → Zahlungsmethoden.

Verwechseln Sie nicht „Zahlungsmethode“ mit „Zahlungsdienstleister“. Ein Zahlungsdienstleister (in CiviCRM Payment Processor genannt) führt eine Zahlung technisch aus. In dieser Anleitung geschieht dies außerhalb von CiviCRM durch Twingle und die von Twingle eingebundenen Zahlungsdienstleister. In diesem Anwendungsfall ist Twingle ein Bindeglied zwischen CiviCRM und den Zahlungsdienstleistern.

Die Zahlungsmethode ist dagegen die Information, die an der Zuwendung gespeichert wird: beispielsweise Überweisung, Kreditkarte oder PayPal.

Da wir in dieser Anleitung keine eigenen CiviCRM-Spendenseiten verwenden, sondern die Zahlungsabwicklung Twingle überlassen, muss für diese Anleitung in CiviCRM kein klassischer Zahlungsdienstleister wie beispielsweise SEPA, PayPal oder Stripe eingerichtet werden. Die benötigten Zahlungsmethoden müssen aber vorhanden sein, um die Zuwendungsinformation korrekt zu dokumentieren: Mit Hilfe welcher Zahlungsmethode hat die zuwendende Person bezahlt?

Legen Sie nur die Zahlungsmethoden an, die in Ihren Twingle-Formularen tatsächlich angeboten werden. Eine typische Zuordnung könnte folgendermaßen aussehen:

Twingle-Zahlungsmethode Zahlungsmethode in CiviCRM Zugeordnetes Sachkonto
banktransfer Überweisung Bankkonto
debit_automatic Lastschrift über Twingle Twingle-Lastschrift oder Twingle-Verrechnung
creditcard Kreditkarte Twingle/Stripe-Verrechnung
paypal PayPal PayPal
applepay Apple Pay Twingle/Stripe-Verrechnung
googlepay Google Pay Twingle/Stripe-Verrechnung

Die Twingle-Schnittstelle kennt darüber hinaus weitere Zahlungsarten. Welche davon verarbeitet werden, wird im Twingle-Profil festgelegt.

Da in unserem Beispiel keine Lastschriftmandatsverwaltung mittels CiviSEPA verwendet wird, nehmen wir die von Twingle als debit_manual bezeichnete manuelle Lastschrift nicht in die Konfiguration auf. Dies wird erst dann sinnvoll, wenn Sie CiviSEPA nutzen, um alle Lastschriftmandate Ihrer Kontakte selbst zu verwalten und selbst bei Ihrer Bank einzureichen.

Automatische Lastschriften können dagegen von Twingle abgewickelt und als entsprechende Zahlungsmethode an CiviCRM übermittelt werden, ohne dass Sie sich um die Verwaltung des Lastschriftmandats kümmen müssen.

Sollten Sie die Überweisung als Zahlungsmethode anbieten, stellt dies einen Sonderfall dar. Denn Sie wissen dann, dass Ihnen eine Zahlung angekündigt worden ist, aber Sie müssen schauen, ob sie auch tatsächlich geleistet wird.

9. Zahlungsmethoden im Twingle-Profil zuordnen

An anderer Stelle leiten wir dazu an, wie man Spenden mit Twingle sammelt und mit CiviCRM verwaltet. Die Twingle-Erweiterung kann eingehende Spenden automatisch als Zuwendungen anlegen und bestehenden oder neu angelegten Kontakten zuordnen. Sie kann außerdem unterschiedliche Zahlungsstatus und Zahlungsmethoden verarbeiten.

In den Twingle-Konfigurationsprofilen unter Administration → CiviContribute → Twingle API-Konfiguration → Profile konfigurieren werden für jedes Twingle-Projekt die von Twingle übermittelten Zahlungsarten den zuvor eingerichteten CiviCRM-Zahlungsmethoden zugeordnet.

Prüfen Sie insbesondere:

  • welche Zuwendungsart für die eingehenden Spenden verwendet wird,
  • welche Twingle-Zahlungsmethode welcher CiviCRM-Zahlungsmethode entspricht,
  • mit welchem Status die jeweilige Zahlung angelegt wird.

Besonderheit bei noch nicht bestätigten Zahlungen

Bei der Erzeugung von Zuwendungsbestätigungen mittels der Erweiterung Donation Receipts werden nur Zuwendungen mit dem Status Abgeschlossen beziehungsweise Completed berücksichtigt. Das ist steuerrechtlich relevant, weil die Bestätigung einer steuermindernden Zuwendung, die gar nicht geleistet worden ist, Steuerhinterziehung bedeuten würde. Man kann deshalb nur die Zuwendungen bescheinigen, die auch wirklich gezahlt worden sind.

Das ist insbesondere bei Überweisungen zu beachten. Eine Zahlungsankündigung ist noch kein bestätigter Zahlungseingang. Wird eine Zuwendung zunächst mit dem Status „Ausstehend“ angelegt, darf sie erst nach dem tatsächlichen Zahlungseingang auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Dies erfolgt in CiviCRM von Hand oder, falls die Erweiterung CiviBanking zur Verarbeitung von Kontoauszügen genutzt wird, nur teilautomatisch.

Noch eine weitere Sache gilt es zu beachten: Twingle übermittelt derzeit neu angelegte Spenden an CiviCRM, aber keine späteren Aktualisierungen vorhandener Spenden oder nachträglich gesetzte Buchungsdaten. Statusänderungen und der tatsächliche Zahlungseingang müssen daher gegebenenfalls manuell in CiviCRM nachvollzogen werden. Einzige Ausnahme: Im Falle wiederkehrender Spenden aktualisiert Twingle den Datensatz innerhalb von CiviCRM, falls und sobald die zuwendende Person die Dauerspende ausgesetzt oder beendet hat.

10. Donation Receipts installieren

Donation Receipts ist keine Kernkomponente von CiviCRM, sondern eine maßgeblich von der Bonner Firma Systopia GmbH entwickelte und als freie Open-Source-Software lizensierte Erweiterung, die im polishub von polbeo vorinstalliert ist. Ist die Erweiterung nicht installiert, wird sie unter Administration → Systemeinstellungen → Erweiterungen installiert. Suchen Sie nach Donation Receipts und installieren beziehungsweise aktivieren Sie die Erweiterung.

Die Erweiterung ist für die Erstellung einzelner oder größerer Mengen von Zuwendungsbestätigungen ausgelegt. Ein Beispiel: Sie blicken auf ein Jahr voller Zuwendungen zurück und sollen jetzt im ersten Quartal 100, 1.000 oder 10.000 Zuwendungsbestätigungen erstellen und versenden. Ist Donation Receipts konfiguriert, ist das eine Sache von Minuten.

Donation Receipts unterstützt Testläufe, unterschiedliche Ausgabeformate, Einzel- und Sammelbestätigungen sowie den Versand per E-Mail.

Sind in Ihrem polishub Benutzer*innen autorisiert, die über keine administrativen Rechte in CiviCRM verfügen, müssen Sie nach der Installation von Donation Receipts die notwendigen Berechtigungen vergeben. Je nach Rollenmodell sind insbesondere Berechtigungen erforderlich für:

  • Zuwendungsbestätigungen ansehen,
  • Zuwendungsbestätigungen erstellen,
  • Zuwendungsbestätigungen zurücksetzen,
  • Zuwendungsbestätigungen löschen und
  • Zuwendungen gegebenenfalls umbuchen.

Diese Berechtigungen sollten bewusst vergeben werden. Das Zurücksetzen oder Löschen bereits ausgestellter Bescheinigungen sollte regelmäßig nur administrativ verantwortlichen Personen möglich sein.

11. Das PDF-Seitenformat vorbereiten

Eine Zuwendungsbestätigung wird von Donation Receipts auf der Grundlage mehrerer Konfigurationsebenen erzeugt. Die Dokumentvorlage enthält die eigentlichen Inhalte und legt fest, an welcher Stelle beispielsweise der Name der spendenden Person, der Betrag, die Angaben zum Finanzamt, das Logo und die Unterschrift erscheinen. Der PDF-Erzeuger wandelt diese Vorlage anschließend in eine PDF-Datei um. Donation Receipts verwendet den in CiviCRM eingebauten PDF-Erzeuger. Im polishub kommt als PDF-Erzeuger standardmäßig dompdf zum Einsatz. dompdf verarbeitet die Dokumentvorlage gemeinsam mit dem ausgewählten Seitenformat und erzeugt daraus die fertige PDF-Datei. Der PDF-Erzeuger wkhtmltopdf wird im polishub nicht unterstützt.

Damit der PDF-Erzeuger weiß, auf welcher Papiergröße und innerhalb welcher Seitenränder das Dokument ausgegeben werden soll, benötigt er zusätzlich ein PDF-Seitenformat. Darin werden die äußeren Abmessungen des Dokuments festgelegt, insbesondere:

  • das Papierformat,
  • die Ausrichtung und
  • die Seitenränder.

Das PDF-Seitenformat ist also nicht die Vorlage der Zuwendungsbestätigung. Es bildet vielmehr die „Papierseite“, auf der die Vorlage ausgegeben wird. Die Vorlage bestimmt den Inhalt und dessen Gestaltung; das Seitenformat bestimmt den dafür verfügbaren Raum.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sich bereits geringfügig andere Seitenränder auf Zeilenumbrüche, die Position einzelner Elemente und die Zahl der erzeugten Seiten auswirken können. Die mit Donation Receipts ausgelieferte Vorlage ist für das Papierformat ISO A4 mit einem Rand von jeweils 20 Millimetern optimiert. Wird ein anderes Seitenformat verwendet, können Inhalte verrutschen, abgeschnitten werden oder unerwünschte zusätzliche Seiten entstehen. Das passende Seitenformat muss deshalb angelegt werden, bevor wir anschließend das Donation-Receipts-Profil konfigurieren und dort dieses Seitenformat auswählen.

PDF-Seitenformate sind eine allgemeine Funktion von CiviCRM und nicht ausschließlich Bestandteil von Donation Receipts. Sie können auch bei anderen Vorgängen verwendet werden, bei denen CiviCRM aus einer HTML-basierten Vorlage ein PDF-Dokument erzeugt, beispielsweise beim Erstellen personalisierter Briefe oder von Dankesschreiben. Ein einmal angelegtes Seitenformat lässt sich dort erneut auswählen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass diese Einstellung automatisch für sämtliche in CiviCRM erzeugten PDF-Dateien gilt. Manche Komponenten oder Erweiterungen verwenden eigene Vorlagen und eigene Einstellungen. Das hier angelegte Seitenformat wirkt überall dort, wo es im jeweiligen Erzeugungsdialog oder in einem Profil ausdrücklich ausgewählt wird.

Öffnen Sie Administration → Kommunikation → Seitenformate. Legen Sie ein neues PDF-Seitenformat mit folgenden Einstellungen an:

Einstellung Wert
Bezeichnung beispielsweise „DIN A4 – 20 mm“
Beschreibung (optional)
Dieses PDF-Seitenformat als Standard setzen (optional)
Papierformat ISO A4
Ausrichtung Hochformat
Maßeinheit Millimeter
Seitenrand oben 20 mm
Seitenrand unten 20 mm
Seitenrand links 20 mm
Seitenrand rechts 20 mm
Reihenfolge 2

Speichern Sie das Seitenformat. Es wird später im Donation-Receipts-Profil als PDF-Seitenformat ausgewählt.

12. Donation Receipts grundlegend konfigurieren

Öffnen Sie Administration → CiviContribute → Zuwendungsbescheinigungen → Donation Receipts Settings.

Auf dieser Seite wird noch keine konkrete Zuwendungsbestätigung eingerichtet. Insbesondere werden hier weder die Angaben der Organisation noch die Dokumentvorlage oder die Gestaltung der Bescheinigung festgelegt. Das geschieht erst im nächsten Schritt innerhalb eines Donation-Receipts-Profils.

Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten vielmehr grundsätzlich für die gesamte Erweiterung. Sie steuern, wie Donation Receipts die zugrunde liegenden Finanzdaten (Line Items) verarbeitet, wie die Erzeugung größerer Mengen an Zuwendungsbestätigungen technisch aufgeteilt wird und welche serverseitigen Hilfsprogramme dafür zur Verfügung stehen.

Im polishub sind die Einstellungen bereits vorkonfiguriert. Sie sollten die vorhandenen Werte deshalb nicht ohne Rücksprache verändern.

Finanzpositionen berücksichtigen

Eine Zuwendung wird in CiviCRM nicht nur als ein Gesamtbetrag gespeichert. Im Hintergrund besitzt sie mindestens eine einzelne Finanzposition, einen sogenannten Line Item. Bei komplexeren finanziellen Vorgängen kann eine Zuwendung aus mehreren solchen Positionen bestehen.

Mit der Einstellung Enable Line Item wird festgelegt, ob Donation Receipts bei der Verarbeitung auf diese einzelnen Finanzpositionen zugreift. Für den in dieser Anleitung beschriebenen Aufbau sollte die Einstellung auf Ja stehen.

Bei einer einfachen, über Twingle eingehenden Geldspende besteht die Zuwendung regelmäßig nur aus einer einzigen Finanzposition. Die Unterscheidung zwischen Zuwendung und Finanzposition ist dann im Arbeitsalltag kaum sichtbar. Die aktivierte Einstellung sorgt jedoch dafür, dass Donation Receipts die in CiviContribute hinterlegte Finanzstruktur berücksichtigt.

Paketgröße

Donation Receipts ist darauf ausgelegt, nicht nur einzelne, sondern bei Bedarf auch sehr große Mengen von Zuwendungsbestätigungen zu erzeugen. Damit ein solcher Erzeugungslauf den Server nicht überlastet, wird die Gesamtmenge in kleinere Arbeitspakete aufgeteilt. Die Erweiterung verarbeitet diese Pakete nacheinander. Die Einstellung Paketgröße bestimmt, wie viele Datensätze innerhalb eines solchen technischen Arbeitsschritts verarbeitet werden.

Der voreingestellte Wert 5 ist eine vorsichtige Standardeinstellung und kann beibehalten werden. Er bestimmt weder, wie viele Spenden auf einer Sammelbestätigung erscheinen, noch, wie viele Bescheinigungen in einer PDF-Datei zusammengefasst werden. Es handelt sich ausschließlich um eine technische Einstellung für die schrittweise Verarbeitung.

Eine Änderung ist normalerweise nur sinnvoll, wenn bei umfangreichen Erzeugungsläufen Leistungs- oder Zeitüberschreitungsprobleme auftreten. Dieses Thema behandeln wir später im Zusammenhang mit der massenhaften Erzeugung von Zuwendungsbestätigungen.

Pfade zu externen Programmen

Die Felder

  • Externes Programm: Pfad zu pdfinfo und
  • Externes Programm: Pfad zu pdfunite

enthalten serverseitige Programmpfade. Im polishub sind diese Angaben bereits durch polbeo hinterlegt.

Diese Programme werden benötigt, um bei einer Massenerstellung von Zuwendungsbestätigungen die Option zu haben, alle Einzelbestätigungen in einem einzigen großen PDF-Dokument zusammenzufassen. Stellen Sie sich vor, Sie erzeugen für 50 Spender*innen Zuwendungsbestätigungen, die Sie womöglich ausdrucken und zur Post bringen müssen. Dann werden Sie froh sein, nicht 50 einzelne PDF-Dokumente ausdrucken zu müssen, sondern nur ein PDF-Dokument mit 50 Seiten.

Verschlüsselung

Im Feld Command line for „encryption“ kann ein serverseitiger Befehl hinterlegt werden, mit dem erzeugte PDF-Dateien verschlüsselt werden.

In unserem Aufbau wird diese Funktion nicht verwendet. Das Feld bleibt deshalb leer. Eine solche Verschlüsselung darf nicht mit der verschlüsselten Übertragung einer E-Mail oder dem Zugriffsschutz des polishub verwechselt werden. Sie würde unmittelbar die erzeugte PDF-Datei betreffen. Auch die PDF-Verschlüsselung setzt ein zusätzliches serverseitiges Programm voraus. Sprechen Sie uns an, falls Sie eine solche PDF-Verschlüsselung für notwendig erachten.

E-Mail-Adresskategorie

Ein Kontakt kann in CiviCRM mehrere E-Mail-Adressen besitzen. Über die Einstellung E-Mail-Adresskategorie kann vorgegeben werden, dass Donation Receipts beim Versand eine E-Mail-Adresse einer bestimmten Kategorie verwenden soll. Für den hier beschriebenen einfachen Anwendungsfall lassen Sie die Auswahl leer. Damit wird keine besondere E-Mail-Adresskategorie vorgeschrieben.

Wichtig ist, dass bei allen Personen, denen die Zuwendungsbestätigung elektronisch zugeschickt werden soll, eine gültige und verwendbare E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Speichern Sie die Einstellungen.

13. Ein Profil für Zuwendungsbestätigungen einrichten

Öffnen Sie Administration → CiviContribute → Zuwendungsbescheinigungen → Donation Receipt Profiles.

Ein Donation-Receipts-Profil enthält die vollständige Konfiguration für eine bestimmte Art von Zuwendungsbestätigung. Darin wird unter anderem festgelegt,

  • welche Zuwendungsarten bescheinigt werden,
  • welche Adressen verwendet werden,
  • welche Dokumentvorlage und welches PDF-Seitenformat gelten,
  • welche Angaben der Organisation eingesetzt werden,
  • wie Entwürfe und Kopien gekennzeichnet werden,
  • wie ein Versand per E-Mail erfolgt und
  • welche Angaben einer bereits bescheinigten Zuwendung noch bearbeitet werden dürfen.

Für die in dieser Anleitung betrachtete Geldspende genügt zunächst ein Profil. Weitere Profile werden benötigt, wenn beispielsweise unterschiedliche Rechtsformen, Spendenarten, steuerbegünstigte Einrichtungen oder Dokumentvorlagen verwendet werden.

13.1 Ein Profil anlegen oder kopieren

Über Neues Profil können Sie ein Profil von Grund auf neu anlegen. In der Regel ist es einfacher, das von Donation Receipts mitgelieferte Standardprofil oder ein bereits eingerichtetes Profil über die Aktion Kopie zu vervielfältigen und anschließend anzupassen. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, beispielsweise ZWB Geldspenden mit Unterschrift. Das Profil, das im gewöhnlichen Arbeitsablauf verwendet wird, kann in der Profilübersicht als Standardprofil festgelegt werden.

Beachten Sie: Verändern Sie bereits verwendete Profile nicht mehr grundlegend.

Sobald mit einem Profil eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wurde, wird es als gesperrt gekennzeichnet. Technisch kann es möglicherweise weiterhin bearbeitet werden. Das sollte jedoch vermieden werden.

Wird später eine Kopie einer bereits ausgestellten Bescheinigung erzeugt, könnte Donation Receipts dafür die inzwischen veränderte Vorlage verwenden. Die Kopie würde dann möglicherweise nicht mehr dem ursprünglich ausgestellten Dokument entsprechen.

Erstellen Sie bei grundlegenden Änderungen deshalb eine Kopie des bisherigen Profils. Das alte Profil kann deaktiviert werden, bleibt aber zur Nachvollziehbarkeit der bereits ausgestellten Bescheinigungen erhalten.

13.2 Die allgemeinen Einstellungen festlegen

Öffnen Sie das Profil über Bearbeiten und konfigurieren Sie im Abschnitt Allgemeine Einstellungen mindestens folgende Felder:

Einstellung Musterwert
Profilname ZWB Geldspenden mit Unterschrift
Sprache Deutsch
Verschlüsselung deaktiviert
Zuwendungsarten Spende
Bescheinigungs-ID beispielsweise {issue_year}-{serial}

Donation Receipts berücksichtigt nur Zuwendungen, deren Zuwendungsart dem Profil zugeordnet und als steuerlich absetzbar gekennzeichnet ist.

Ein Profil kann mehrere Zuwendungsarten enthalten. Das ist nur sinnvoll, wenn die Dokumentvorlage deren Unterschiede korrekt berücksichtigt. Die hier verwendete Mustervorlage ist für gewöhnliche Geldspenden vorgesehen. Sie eignet sich nicht ohne Anpassung für Sachspenden, Aufwandsspenden oder Zustiftungen.

Bescheinigungs-ID

Es besteht die Möglichkeit, Zuwendungsbestätigungen fortlaufend zu nummerieren. Erkundigen Sie sich jedoch, ob das in Ihrem Fall notwendig ist.

Mit dem Schema {issue_year}-{serial} wird eine Kennung aus dem Ausstellungsjahr und einer fortlaufenden Nummer erzeugt. Ob diese Kennung auf der Bescheinigung erscheint, hängt zusätzlich von der Dokumentvorlage ab. Nur wenn dort {$receipt_id} ausgegeben wird, ist sie im PDF sichtbar. In der folgenden Mustervorlage ist diese Ausgabe auskommentiert.

Wird eine fortlaufende Nummerierung verwendet, sollte der Aufbau des Nummernkreises vor der ersten produktiven Ausstellung festgelegt werden.

13.3 Die zu verwendenden Adressen bestimmen

Donation Receipts unterscheidet zwischen der Adresse der spendenden Person und der für den Versand verwendeten Adresse. Für unseren einfachen Anwendungsfall wählen Sie:

Einstellung Wert
Adresstyp Spender Hauptadresse
Ersatzadresse Spender Hauptadresse
Adresstyp Versand Hauptadresse
Ersatzadresse Versand Hauptadresse

Damit verwendet Donation Receipts die Hauptadresse sowohl für die Angabe der zuwendenden Person auf der Bescheinigung als auch für das Anschriftenfeld. Organisationen, die zuverlässig mit besonderen Privat-, Rechnungs- oder Versandadressen arbeiten, können stattdessen entsprechende Adressarten auswählen.

13.4 Die Dokumentvorlage einfügen

Im Abschnitt Bescheinigungen befindet sich das große Eingabefeld Vorlage. Es enthält den vollständigen HTML- und Smarty-Code, aus dem Donation Receipts das PDF-Dokument erzeugt.

Die Vorlage enthält den Text der Zuwendungsbestätigung, legt Aufbau und Gestaltung fest, übernimmt Kontakt- und Zuwendungsdaten aus CiviCRM, fügt die im Profil angelegten Variablen ein, unterscheidet Einzel- und Sammelbestätigungen und erzeugt bei Sammelbestätigungen eine tabellarische Anlage.

Kopieren Sie die folgende Mustervorlage in das Feld Vorlage. Ein dort bereits vorhandener Vorlagentext wird vollständig ersetzt. Vergewissern Sie sich, dass das so erzeugte Dokument tatsächlich mit der für Ihre Organisation vorgeschriebenen amtlichen Vorlage übereinstimmt. Der Zweck dieser Anleitung ist nur die Heranführung an die technische Umsetzung und stellt keine Rechtsberatung dar.

13.4.1 Mustervorlage für Geldspenden

<!--{*-------------------------------------------------------+
| SYSTOPIA Donation Receipts Extension |
| Default Template |
| Copyright (C) 2025 SYSTOPIA |
| Author: S. Frank (frank -at- systopia.de) |
| http://www.systopia.de/ |
+---------------------------------------------------------+
| License: AGPLv3, see LICENSE file |
+---------------------------------------------------------+

*}--><?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<html>
<style>
{literal}

/* Schriftgrößen */

body {
font-family: Helvetica, Arial, sans-serif;
font-size: 9pt;
line-height: 1;
}

.font-x-small {
font-size: 7pt;
}

.absenderblock_rechts,
.adresse-fenster,
.font-small {
font-size: 8.2pt;
}

.font-hl {
font-size: 12pt;
font-weight: bold;
}

/*
* Positionen
*
* Die Abstände innerhalb der Vorlage addieren sich zu den
* Randabständen des in CiviCRM ausgewählten PDF-Seitenformats.
*/

body {
padding: 0 0mm 0 0mm;
}

.absenderblock_rechts {
height: 28mm;
}

.absenderblock_rechts > div {
margin-left: 100mm;
}

.adresse-fenster {
height: 36mm;
width: 85mm;
}

.sender {
height: 8mm;
}

.footer {
position: absolute;
bottom: 0;
}

/* Tabellen */

table {
width: 100%;
border-collapse: collapse;
}

th {
text-align: left;
}

table.merged th {
vertical-align: bottom;
}

/* Seiten */

.firstpage {
position: relative;
height: 257mm;
}

.newpage {
page-break-before: always;
}

{/literal}
</style>

<body>

<div class="firstpage">

<div class="absenderblock_rechts">
<div>
Aussteller (Bezeichnung und Anschrift der
steuerbegünstigten Einrichtung):<br/>

{$organisation.display_name}<br/>
{$organisation.street_address}<br/>

{if $organisation.supplemental_address_1}
{$organisation.supplemental_address_1}<br/>
{/if}

{if $organisation.supplemental_address_2}
{$organisation.supplemental_address_2}<br/>
{/if}

{$organisation.postal_code} {$organisation.city}<br/>
</div>
</div>

<div class="adresse-fenster">

<div class="sender font-x-small">
<u>
{$absender_kurz},
{$organisation.street_address},
{$organisation.postal_code} {$organisation.city}
</u>
</div>

<div>
{$addressee.display_name}<br/>
{$addressee.street_address}<br/>

{if $addressee.supplemental_address_1}
{$addressee.supplemental_address_1}<br/>
{/if}

{if $addressee.supplemental_address_2}
{$addressee.supplemental_address_2}<br/>
{/if}

{$addressee.postal_code} {$addressee.city}<br/>
{$addressee.country}<br/>
</div>

</div>

<div class="main">

<div class="font-hl">
<p>
{if $items}
Sammelbestätigung
{else}
Bestätigung
{/if}

über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag

<!-- Bescheinigungs-ID bei Bedarf einblenden:
[{$receipt_id}]
-->
</p>
</div>

<p>
im Sinne des § 10 b des Einkommensteuergesetzes an eine der in
§ 5 Abs. 1 Nr. 9 des Körperschaftsteuergesetzes bezeichneten
Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen
</p>

<p class="font-small">
Name und Anschrift des Zuwendenden:<br/>

{$contributor.display_name}<br/>
{$contributor.street_address}<br/>
{$contributor.postal_code} {$contributor.city}<br/>

{if $contributor.supplemental_address_1}
{$contributor.supplemental_address_1}<br/>
{/if}

{if $contributor.supplemental_address_2}
{$contributor.supplemental_address_2}<br/>
{/if}

{$contributor.country}<br/>
</p>

<table class="merged">

<tr class="font-x-small">
<th>
{if $items}Gesamtbetrag{else}Betrag{/if}
&nbsp;der&nbsp;Zuwendung<br/>
&nbsp;-&nbsp;in Ziffern&nbsp;-
</th>

<th>- in Buchstaben -</th>

<th>
{if $items}
Zeitraum der Sammelbestätigung
{else}
Tag der Zuwendung
{/if}:
</th>
</tr>

<tr>
<td id="total">
**{$total|crmMoney:EUR}
</td>

<td>
{$totaltext}
</td>

<td>
{if $items}

{$date_from|crmDate:'%d.%m.%Y'}
-
{$date_to|crmDate:'%d.%m.%Y'}

{else}

{foreach from=$lines item=item}
{$item.receive_date|crmDate:'%d.%m.%Y'}
{/foreach}

{/if}
</td>
</tr>

</table>

{if !$items}
<div>
<p>
<strong>
Es handelt sich nicht um den Verzicht auf Erstattung
von Aufwendungen.
</strong>
</p>
</div>
{/if}

<p>
Die Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach
§§ 51, 59, 60 und 61 AO wurde vom Finanzamt {$finanzamt},
Steuernummer {$steuernummer}, mit Bescheid vom
{$datum_bescheid_60a} nach § 60a AO gesondert festgestellt.

Wir fördern nach unserer Satzung {$zweck}.
<br/>
<br/>

Es wird bestätigt, dass die Zuwendung nur für den Zweck zur
Förderung von {$zweck} verwendet wird.
<br/>
<br/>

Die automatisierte Erstellung der Zuwendungsbestätigungen
wurde dem Finanzamt {$finanzamt} am
{$datum_anzeige_elektronischezwb} angezeigt.

{if $items}
<br/>
Ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen
handelt, ist der Anlage zur Sammelbestätigung zu entnehmen.
{/if}
</p>

<div class="signature font-small">

{$organisation.city},
den {$issued_on|crmDate:$config->dateformatFull}

<p>
<img
alt="Faksimilierte Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person"
src="{$unterschrift_url}"
style="width: 200px; height: 81px;"
/>

<br/>
{$unterzeichner_name}<br/>
– {$unterzeichner_funktion} –<br/>
<b>{$organisation.display_name}</b>
</p>

</div>

</div>

<div class="footer font-x-small">
<p>
<strong>Hinweis:</strong><br/>

Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige
Zuwendungsbestätigung erstellt oder veranlasst, dass
Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbestätigung
angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden,
haftet für die entgangene Steuer
(§&nbsp;10b&nbsp;Abs.&nbsp;4&nbsp;EStG,
§&nbsp;9&nbsp;Abs.&nbsp;3&nbsp;KStG,
§&nbsp;9&nbsp;Nr.&nbsp;5&nbsp;GewStG).

Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche
Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum des
Freistellungsbescheides länger als fünf Jahre beziehungsweise
das Datum der Feststellung der Einhaltung der satzungsmäßigen
Voraussetzungen nach §&nbsp;60a&nbsp;Abs.&nbsp;1&nbsp;AO
länger als drei Jahre seit Ausstellung des Bescheides
zurückliegt (§&nbsp;63&nbsp;Abs.&nbsp;5&nbsp;AO).
</p>
</div>

</div>

{if $items}

<div class="newpage">

<div>
<p>
<strong>
Anlage zur Sammelbestätigung vom
{$issued_on|crmDate:'%d.%m.%Y'}
für {$contributor.display_name}
</strong>
</p>
</div>

<table>

<tr>
<th>Datum der Zuwendung</th>
<th>Art der Zuwendung</th>
<th>Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen</th>
<th>Betrag</th>
</tr>

{foreach from=$items item=item}

<tr>
<td>
{$item.receive_date|crmDate:'%d.%m.%Y'}
</td>

<td>
{$item.financial_type}
</td>

<td>
Nein
</td>

<td class="amount">
{$item.total_amount|crmMoney:EUR}
</td>
</tr>

{/foreach}

<tr id="totals">
<th colspan="3">
Gesamtsumme
</th>

<td class="amount">
<span class="value">
<b>**{$total|crmMoney:EUR}</b>
</span>
</td>
</tr>

</table>

</div>

{/if}

</body>
</html>

13.4.2 Die Profilvariablen anlegen

Die Mustervorlage verwendet zusätzlich Angaben, die im Profil als Variablen angelegt werden müssen.

Unterhalb des Vorlagenfeldes können Sie jeweils einen Variablennamen und den dazugehörigen Wert eintragen:

Variablenname Inhalt
absender_kurz kurze Bezeichnung der Organisation für die Absenderzeile
finanzamt zuständiges Finanzamt
steuernummer Steuernummer der Organisation
zweck steuerbegünstigter Zweck laut Bescheid
datum_bescheid_60a Datum des Bescheids nach § 60a AO
datum_anzeige_elektronischezwb Datum der Anzeige des maschinellen Verfahrens
unterzeichner_name Name der zeichnungsberechtigten Person
unterzeichner_funktion Funktion der zeichnungsberechtigten Person
unterschrift_url URL der PNG-Datei mit der Unterschrift

In der Vorlage wird beispielsweise die Profilvariable finanzamt als {$finanzamt} aufgerufen.

Die Schreibweise muss exakt übereinstimmen. datum_bescheid_60a und datum_Bescheid_60a wären für die Vorlage zwei unterschiedliche Variablen.

Es müssen nur Variablen angelegt werden, die von der verwendeten Vorlage tatsächlich aufgerufen werden. Umgekehrt führt eine in der Vorlage verwendete, aber nicht definierte Variable zu einer leeren Stelle oder zu einer fehlerhaften Ausgabe.

13.4.3 Die rechtlichen Angaben anpassen

Die Mustervorlage geht in ihrem derzeitigen Wortlaut davon aus, dass ein Bescheid nach § 60a AO verwendet wird. Sie kann deshalb nicht ungeprüft auf jede steuerbegünstigte Organisation übertragen werden.

Prüfen Sie anhand der eigenen Unterlagen insbesondere,

  • ob ein Freistellungsbescheid oder eine Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid vorliegt,
  • ob ein Bescheid nach § 60a AO vorliegt,
  • welche steuerbegünstigten Zwecke anerkannt sind,
  • welcher Veranlagungszeitraum gilt und
  • welche Textfassung des amtlichen Musters für die Rechtsform der Organisation einschlägig ist.

Liegt ein Freistellungsbescheid vor, müssen der entsprechende Absatz und die dazu benötigten Variablen in der Vorlage angepasst werden. Denkbare zusätzliche Variablen sind:

datum_freistellungsbescheid

veranlagungszeitraum

Die amtlich vorgegebenen Texte dürfen nicht wie ein gewöhnlicher Brief frei umformuliert werden. Die Vorlage muss zur Rechtsform und zu den tatsächlich vorliegenden Bescheiden passen.

13.4.4 Logo und Unterschrift einbinden

Verwenden Sie für Logos und faksimilierte Unterschriften Dateien im PNG-Format (.png). PNG-Dateien werden von dompdf zuverlässig verarbeitet und können einen transparenten Hintergrund enthalten. Dies ist insbesondere bei Unterschriften sinnvoll, damit keine weiße rechteckige Fläche erscheint.

SVG-Dateien sollten für diese Vorlage möglichst nicht verwendet werden, da ihre Darstellung durch dompdf abhängig vom Aufbau der Datei abweichen kann.

Nutzerinnen und Nutzer ohne Zugriff auf das Dateisystem können eine PNG-Datei über den Dateimanager des CiviCRM-Editors hochladen:

  1. Öffnen Sie Administration → Kommunikation → Nachrichtenvorlagen.
  2. Legen Sie vorübergehend eine Nachrichtenvorlage an oder öffnen Sie eine dafür vorgesehene Vorlage.
  3. Wählen Sie im Editor die Funktion zum Einfügen eines Bildes.
  4. Öffnen Sie den Dateimanager und laden Sie die PNG-Datei hoch.
  5. Fügen Sie das Bild ein.
  6. Öffnen Sie die HTML- beziehungsweise Quelltextansicht.
  7. Kopieren Sie die vollständige URL aus dem Attribut src.

Diese URL tragen Sie als Wert der Profilvariable unterschrift_url ein. Sie muss unmittelbar auf die PNG-Datei verweisen.

Die Bilddatei muss dauerhaft erreichbar bleiben. Wird sie später gelöscht oder verschoben, kann dompdf sie bei der Erzeugung der Zuwendungsbestätigung nicht mehr laden.

Hinweis zum Schutz der Unterschriftsdatei: Die Bilddatei ist über ihre vollständige URL öffentlich abrufbar. Das Verzeichnis selbst gibt zwar keine Dateiliste aus, dennoch sollte die Datei einen langen, nicht erratbaren Namen erhalten, beispielsweise eine zufällig erzeugte Zeichenfolge. Dadurch lässt sich die Adresse nicht ohne Weiteres herleiten. Dieses Vorgehen wird als Security through obscurity bezeichnet. Es erschwert lediglich das Auffinden der Datei, ersetzt aber keine Zugriffskontrolle: Wer die vollständige URL kennt, kann die Datei weiterhin aufrufen.

13.4.5 Das Layout prüfen

Die Vorlage enthält ein Anschriftenfeld für Briefumschläge mit Sichtfenster. Seine Position wird durch CSS-Angaben wie Höhe, Breite und Innenabstände bestimmt.

Diese Abstände addieren sich zu den in Ziffer 11 eingerichteten Rändern des PDF-Seitenformats. Das PDF-Seitenformat und das CSS der Vorlage müssen deshalb gemeinsam getestet werden.

Bei dem vorgesehenen Seitenformat mit jeweils zwanzig Millimetern Rand verwendet die Mustervorlage für die erste Seite eine innere Höhe von 257 Millimetern. Änderungen an Schriftgrößen, Abständen oder Textlängen können dennoch dazu führen, dass

  • das Adressfenster verrutscht,
  • der Hinweistext auf eine zweite Seite gelangt,
  • die Unterschrift verschoben wird oder
  • Inhalte abgeschnitten werden.

Änderungen an der Vorlage sollten deshalb immer in einem Testlauf geprüft werden.

13.5 Das PDF-Seitenformat auswählen

Wählen Sie im Feld PDF-Format das in Ziffer 11 angelegte Seitenformat:

ISO A4 – 20 mm

Das Seitenformat bestimmt Papiergröße, Ausrichtung und äußere Seitenränder. Die im Vorlagencode definierten Abstände gelten zusätzlich innerhalb der verbleibenden Fläche.

13.6 Das Speichern der Original-PDF-Dateien festlegen

Mit PDF Originale speichern legen Sie fest, ob Donation Receipts die bei der Ausstellung erzeugte PDF-Datei dauerhaft ablegt. Wird kein Original gespeichert, kann eine spätere Kopie anhand der gespeicherten Daten und der dann vorhandenen Profilvorlage neu erzeugt werden. Wurde das Profil inzwischen verändert, kann sich diese Kopie vom ursprünglich ausgestellten Dokument unterscheiden. Das Speichern des Originals verbessert deshalb die Nachvollziehbarkeit. Dabei müssen allerdings Speicherbedarf, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsdauer und Datenschutz berücksichtigt werden.

13.7 Wasserzeichen konfigurieren

Tragen Sie beispielsweise folgende Werte ein:

Einstellung Wert
Wasserzeichen Entwurf UNGÜLTIG
Wasserzeichen Kopie KOPIE
Wasserzeichen-Voreinstellung Markup traditionell – dompdf

Das Wasserzeichen UNGÜLTIG kennzeichnet ein im Testlauf erzeugtes Dokument. KOPIE kennzeichnet die erneute Ausgabe einer bereits ausgestellten Bescheinigung.

13.8 Den E-Mail-Versand vorbereiten

Im Abschnitt E-Mails wird festgelegt, wie die erzeugte Zuwendungsbestätigung verschickt wird. Da die E-Mail-Vorlage erst in Ziffer 15 eingerichtet wird, können Sie diese Angaben zunächst offenlassen und später ergänzen. Für den gewöhnlichen Versand werden benötigt:

  • E-Mail-Vorlage,
  • Absender-E-Mail-Adresse,
  • gegebenenfalls BCC-Adresse und
  • gegebenenfalls Return-Path-Adresse.

Eine Return-Path-Adresse sollte nur eingetragen werden, wenn auch ein Verfahren zur Verarbeitung nicht zustellbarer Nachrichten eingerichtet ist.

Custom Mail Handling und die dazugehörigen Felder sind für besondere, individuell entwickelte Versandabläufe vorgesehen. Für die Standardkonfiguration bleiben sie deaktiviert beziehungsweise leer.

13.9 Die Bearbeitung bescheinigter Zuwendungen begrenzen

Nach der Ausstellung müssen die für die Bescheinigung maßgeblichen Angaben gegen unbemerkte Änderungen geschützt werden.

Nicht entsperrt werden sollten insbesondere:

  • Zuwendungsart,
  • Zahlungsmethode,
  • Zuwendungsstatus,
  • Eingangsdatum,
  • Gesamtbetrag und
  • Währung.

Weiterhin bearbeitbar bleiben können Angaben, die den bescheinigten Sachverhalt nicht verändern:

Feld Nach der Bescheinigung bearbeitbar
Kampagne Ja
Herkunft Ja
Notiz Ja
Benutzerdefinierte Felder nur nach Prüfung

Benutzerdefinierte Felder dürfen nur freigegeben werden, wenn ihre Werte weder auf der Zuwendungsbestätigung erscheinen noch für deren inhaltliche Richtigkeit relevant sind.

13.10 Das Profil speichern und prüfen

Speichern Sie das Profil und kehren Sie zur Profilübersicht zurück.

Prüfen Sie:

  • Ist das Profil aktiv?
  • Ist es gegebenenfalls als Standardprofil festgelegt?
  • Ist die Zuwendungsart „Spende“ zugeordnet?
  • Ist das richtige PDF-Seitenformat ausgewählt?
  • Sind alle in der Vorlage verwendeten Profilvariablen angelegt?
  • Sind Entwurfs- und Kopiewasserzeichen konfiguriert?
  • Bleiben die für die Bescheinigung maßgeblichen Zuwendungsfelder gesperrt?

Das Profil ist damit eingerichtet. Bevor eine echte Zuwendungsbestätigung ausgestellt wird, müssen noch der E-Mail-Versand vorbereitet und der vollständige Ablauf mit einer Testspende geprüft werden.

14. Maschinelle Zuwendungsbestätigungen beim Finanzamt anzeigen

Soll die Zuwendungsbestätigung ohne eigenhändige Unterschrift maschinell erzeugt und beispielsweise per E-Mail versendet werden, muss die Organisation das verwendete Verfahren dem zuständigen Finanzamt anzeigen.

Dabei muss unter anderem bestätigt werden, dass die Bescheinigungen dem amtlich vorgeschriebenen Muster entsprechen, die Anzeige an das Finanzamt in der Bescheinigung genannt wird, eine rechtsverbindliche Unterschrift als Faksimile eingeblendet wird, das Verfahren gegen unbefugte Eingriffe geschützt ist, Buchhaltung und Bescheinigungserstellung miteinander abgestimmt werden können und Aufbau und Ablauf des Verfahrens prüfbar dokumentiert sind.

Diese Regelung gilt nach den Einkommensteuer-Richtlinien für maschinell erzeugte Zuwendungsbestätigungen ohne eigenhändige Unterschrift. Sie gilt dort ausdrücklich nicht in gleicher Weise für Sach- und Aufwandsspenden. Diese bleiben deshalb außerhalb des Anwendungsbereichs dieser Anleitung. Das Datum dieser Anzeige wird im Donation-Receipts-Profil hinterlegt und in der Bescheinigung ausgegeben.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater, wie Ihr Finanzamt diese Mitteilung zu erhalten wünscht und was Sie dabei gegebenenfalls im Weiteren beachten sollten.

15. Die E-Mail für den Versand vorbereiten

Donation Receipts kann die erzeugte Zuwendungsbestätigung wahlweise als PDF zum Download anbieten, sodass Sie das erzeugte Dokument ausdrucken können. Donation Receipts kann aber darüber hinaus noch etwas viel Mächtigeres: Die Zuwendungsbestätigung als PDF-Anhang per E-Mail versenden, optional vollautomatisch an eine praktisch beliebig große Anzahl von spendenden Personen, die dann jeweils ihre persönliche Zuwendungsbestätigung per E-Mail erhalten.

Erstellen Sie dafür unter Administration → Kommunikation → Nachrichtenvorlagen eine eigene E-Mail-Vorlage.

Die E-Mail selbst ist nicht Teil des amtlichen Formulars. Hier können Sie daher für die Spende danken, auf die beigefügte Zuwendungsbestätigung hinweisen, eine Ansprechperson nennen und auf die Arbeit Ihrer Organisation verweisen.

Eine einfache Vorlage könnte lauten:

Guten Tag {contact.postal_greeting},

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Im Anhang erhalten Sie Ihre Zuwendungsbestätigung zur Vorlage bei Ihrem Finanzamt.

Mit Ihrer Spende ermöglichen Sie unsere Arbeit. Dafür danken wir Ihnen herzlich.

Freundliche Grüße

NAME
FUNKTION
ORGANISATION

Konfigurieren Sie im Donation-Receipts-Profil anschließend:

  • Absendername,
  • Absenderadresse,
  • Nachrichtenvorlage,
  • gegebenenfalls eine Antwortadresse und
  • gegebenenfalls eine BCC-Adresse für die interne Dokumentation, sodass eine Kopie der versendeten E-Mail in ein dafür vorgesehenes Postfach gelangt.

Testen Sie die Vorlage mit allen in CiviCRM verwendeten Anredeformen.

16. Eine Testspende erfassen

Bevor eine echte Spende bescheinigt wird, sollte der vollständige Prozess mit einer Testspende geprüft werden. Verwenden Sie dafür einen eigenen Testkontakt mit

  • vollständigem Namen,
  • vollständiger Postanschrift und
  • erreichbarer E-Mail-Adresse.

Öffnen Sie den Kontakt und wechseln Sie zum Reiter Zuwendungen. Klicken Sie auf Zuwendung hinzufügen.

Tragen Sie beispielsweise ein:

Feld Testwert
Zuwendungsart Spende
Betrag 123,45 Euro
Eingangsdatum aktuelles Datum
Zahlungsmethode eine konfigurierte Twingle-Zahlungsmethode
Status Abgeschlossen
Transaktions-ID TEST-2026-001
Notiz TESTSPENDE – NICHT BUCHEN

Speichern Sie die Zuwendung.

Prüfen Sie anschließend in der Zuwendungsansicht:

  • Ist die Zuwendung dem richtigen Kontakt zugeordnet?
  • Ist die Zuwendungsart „Spende“ eingetragen?
  • Ist die Zuwendungsart steuerlich absetzbar?
  • Ist die richtige Zahlungsmethode eingetragen?
  • Lautet der Status „Abgeschlossen“?
  • Stimmen Betrag und Eingangsdatum?
  • Ist die vollständige Anschrift am Kontakt vorhanden?

Legen Sie möglichst eine zweite Testspende mit einem anderen Eingangsdatum an. Dadurch können Sie später sowohl die Darstellung einer Einzelbestätigung als auch die tabellarische Anlage einer Sammelbestätigung prüfen.

17. Eine Zuwendungsbestätigung im Testlauf erzeugen

Wechseln Sie am Testkontakt zum Reiter Zuwendungsbescheinigungen.

Erzeugen Sie zunächst eine Einzelbestätigung und anschließend eine Sammelbestätigung für beide Testspenden. Prüfen Sie insbesondere, ob bei der Sammelbestätigung der Gesamtbetrag, der Bescheinigungszeitraum und die einzelnen Zuwendungen in der Anlage richtig ausgegeben werden.

Klicken Sie auf Zuwendungsbescheinigung erstellen und wählen Sie anschließend:

  • das vorbereitete Donation-Receipts-Profil,
  • einen Zeitraum, der nur eine der Testspenden umfasst,
  • als Bescheinigungsart „Einzelbestätigung“ und
  • als Ergebnisformat „Einzelne PDFs“.

Wiederholen Sie den Test anschließend mit einem Zeitraum, der beide Testspenden umfasst, und wählen Sie als Bescheinigungsart „Sammelbestätigung“.

Starten Sie ausdrücklich einen Testlauf.

Der Testlauf erzeugt eine PDF-Datei mit Wasserzeichen, ohne die Zuwendung als bescheinigt zu kennzeichnen.

Prüfen Sie das erzeugte Dokument sorgfältig:

  • Name und Anschrift der Organisation,
  • Name und Anschrift der spendenden Person,
  • Betrag in Ziffern und Buchstaben,
  • Datum der Spende,
  • steuerbegünstigter Zweck,
  • Angaben zum Finanzamt,
  • Steuernummer,
  • Datum und Zeitraum des Freistellungsbescheids,
  • gegebenenfalls Angaben zum §-60a-Bescheid,
  • Logo,
  • Unterschrift,
  • Datum der Anzeige des maschinellen Verfahrens,
  • Seitenumbrüche und
  • Vollständigkeit der rechtlichen Hinweise.

Führen Sie nach jeder Änderung einen neuen Testlauf durch.

Testen Sie außerdem den E-Mail-Versand an die E-Mail-Adresse Ihres Testkontakts. Prüfen Sie Absenderadresse, Betreff, Anrede, Nachrichtentext, PDF-Anhang und die tatsächliche Zustellung der Nachricht.

18. Die Zuwendungsbestätigung ausstellen

Erst wenn der Testlauf vollständig geprüft wurde, wird die eigentliche Zuwendungsbestätigung erzeugt.

Wählen Sie dazu dieselben Einstellungen wie im Testlauf und klicken Sie anschließend auf die Aktion zum endgültigen Ausstellen der Zuwendungsbestätigung.

Donation Receipts kennzeichnet die einbezogene Zuwendung nun als bescheinigt. Bestimmte Angaben der Zuwendung können anschließend nicht mehr ohne Weiteres verändert werden. Dadurch soll verhindert werden, dass die gespeicherte Zuwendung nachträglich von der ausgestellten Bescheinigung abweicht.

Muss eine bereits bescheinigte Zuwendung korrigiert werden, darf nicht einfach der Betrag oder das Datum verändert werden. Zunächst muss die Bescheinigung entsprechend dem organisatorisch und rechtlich vorgesehenen Verfahren zurückgesetzt, aufgehoben oder neu erstellt werden. Die dafür notwendigen Rechte sollten nur wenigen verantwortlichen Personen zur Verfügung stehen.

19. Der spätere Arbeitsablauf

Nach Abschluss der Konfiguration ergibt sich für eine über Twingle eingehende Spende folgender Ablauf:

  1. Eine Person spendet über das Twingle-Formular.
  2. Twingle wickelt die Zahlung über die ausgewählte Zahlungsart ab.
  3. Die Twingle-Erweiterung sucht oder erstellt den Kontakt in CiviCRM.
  4. Die Spende wird als Zuwendung am Kontakt angelegt.
  5. Zuwendungsart, Zahlungsmethode, Betrag, Datum und Status werden aus dem Twingle-Profil übernommen.
  6. Noch nicht bestätigte Zahlungseingänge werden geprüft und gegebenenfalls manuell auf „Abgeschlossen“ gesetzt.
  7. Die Zuwendung kann im Reiter „Zuwendungsbestätigungen“ oder über eine Kontaktsuche ausgewählt werden.
  8. Donation Receipts erzeugt die Zuwendungsbestätigung.
  9. Das PDF wird gespeichert, heruntergeladen oder per E-Mail versendet.
  10. Die Zuwendung wird als bescheinigt gekennzeichnet und vor unbemerkten nachträglichen Änderungen geschützt.

20. Ausblick: Die Spendenverwaltung weiter ausbauen

Mit der hier beschriebenen Konfiguration ist der grundlegende Ablauf für gewöhnliche Geldspenden eingerichtet. CiviContribute und Donation Receipts können darüber hinaus für weitere Spenden-, Zahlungs- und Bescheinigungsprozesse ausgebaut werden.

Weitere mögliche Ausbaustufen sind:

  • eigene Spendenseiten oder mit FormBuilder erstellte Spendenformulare,
  • die unmittelbare Anbindung von Zahlungsdienstleistern an CiviCRM,
  • die Verwaltung eigener Lastschriftmandate und Lastschrifteinzüge mit CiviSEPA,
  • besondere Zuwendungsarten wie Sachspenden, Aufwandsspenden, Vergütungsspenden und Zustiftungen,
  • Mitgliedsbeiträge und nicht steuerlich abzugsfähige Zuwendungen,
  • geregelte Verfahren für Stornierungen, Rückzahlungen und Umbuchungen,
  • die automatisierte Erzeugung großer Mengen von Zuwendungsbestätigungen sowie
  • der abgestimmte Export in eine externe Finanzbuchhaltung.

Diese Erweiterungen bauen auf der hier eingerichteten Grundstruktur auf, benötigen aber zusätzliche Zuwendungsarten, Sachkonten, Profile, Erweiterungen oder Geschäftsprozesse.

21. Ergebnis: Spenden verwalten und bescheinigen

Sie haben Ihr System erfolgreich eingerichtet, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • CiviContribute aktiviert ist,
  • die Zuwendungsart „Spende“ als steuerlich absetzbar eingerichtet ist,
  • die Einnahmen- und Verrechnungskonten korrekt zugeordnet sind,
  • alle in Twingle verwendeten Zahlungsmethoden in CiviCRM vorhanden sind,
  • das Twingle-Profil diese Zahlungsmethoden richtig zuordnet,
  • Donation Receipts installiert ist,
  • ein zur Rechtsform passendes Bescheinigungsprofil eingerichtet ist,
  • die Angaben aus Freistellungsbescheid und Finanzamtsunterlagen hinterlegt sind,
  • ein Testlauf eine inhaltlich und gestalterisch korrekte Zuwendungsbestätigung erzeugt und
  • eine abgeschlossene Spende endgültig bescheinigt und per E-Mail versendet werden kann.

Damit ist die grundlegende Verbindung zwischen Spendenerfassung, Kontaktverwaltung und Zuwendungsbestätigung hergestellt. Eine Spende kann von Hand oder über ein angebundenes Formular beziehungsweise eine Schnittstelle nach CiviCRM gelangen. CiviContribute ordnet sie dem richtigen Kontakt und der eingerichteten Finanzstruktur zu. Donation Receipts erzeugt aus den geprüften Daten die Zuwendungsbestätigung.

In dem hier beschriebenen Anwendungsfall übernimmt Twingle das Spendenformular, die Anbindung der Zahlungsdienstleister und die Übermittlung der Spendendaten. Der anschließende Verwaltungs- und Bescheinigungsprozess findet in CiviCRM statt.