Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) / Nutzungsvertrag

Stand: 07.08.2026

Inhaltsverzeichnis

1. Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Leistungen der polbeo Florian Dieckmann und Fabian Huschka GbR, Bärengasse 16, 67547 Worms (nachfolgend „polbeo“), gegenüber ihren Kunden. Sie gelten sowohl gegenüber Verbrauchern als auch gegenüber Unternehmern und sonstigen rechtsfähigen Organisationen.

(2) Kunde ist die im Bestellvorgang oder in einer ergänzenden Vereinbarung als Vertragspartner bezeichnete Person oder Organisation.

(3) Ergänzende Vereinbarungen, insbesondere individuelle Angebote oder Pflege- und Servicevereinbarungen, können diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergänzen oder ändern.

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2. Vertragsgegenstand

(1) polbeo stellt Kunden unter der Bezeichnung „polishub“ eine jeweils einem einzelnen Kunden zugeordnete, über das Internet erreichbare Umgebung zur Nutzung der vereinbarten Funktionen bereit und betreibt diese für die Dauer des Vertrages.

(2) Die innerhalb eines polishubs vereinbarten Funktionen werden nachfolgend als „Leistungsfunktionen“ bezeichnet. Der konkrete Umfang der Leistungsfunktionen ergibt sich aus der bei Vertragsschluss geltenden Produkt- und Leistungsbeschreibung sowie aus ergänzenden Vereinbarungen.

(3) polbeo erbringt die Leistungsfunktionen durch hierfür ausgewählte Softwarekomponenten, Softwareinstanzen, Erweiterungen, Schnittstellen oder andere technische Dienste. Diese werden nachfolgend als „Funktionsprovider“ bezeichnet. Eine Leistungsfunktion kann durch einen oder mehrere Funktionsprovider erbracht werden.

(4) Vertragsgegenstand ist die Bereitstellung der vereinbarten Leistungsfunktionen. Der dauerhafte Einsatz eines bestimmten Funktionsproviders ist nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

(5) Die Standardleistung umfasst insbesondere

  • die Bereitstellung und den technischen Betrieb des polishubs,
  • die Bereitstellung der vereinbarten Leistungsfunktionen,
  • die erstmalige Einrichtung der Funktionsprovider mit der vorgesehenen Standardkonfiguration,
  • den technischen Betrieb und die Aktualisierung der Funktionsprovider,
  • die regelmäßige Datensicherung nach Maßgabe von Ziffer 11 sowie
  • den Betriebssupport nach Maßgabe von Ziffer 7.

(6) Nicht Bestandteil der Standardleistung sind insbesondere individuelle Konfigurationen, Datenimporte, Datenmigrationen, Schulungen, die Entwicklung zusätzlicher Funktionen und die Einrichtung kundenspezifischer Schnittstellen, soweit diese nicht ausdrücklich vereinbart wurden.

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3. Open-Source-Charakter der Leistungen

(1) Die zur Bereitstellung der Leistungsfunktionen eingesetzten Funktionsprovider beruhen überwiegend auf Freier und Open-Source-Software (FOSS), die von unabhängigen Dritten entwickelt und gepflegt wird.

(2) polbeo hat keinen alleinigen Einfluss auf die Weiterentwicklung, Fehlerbehebung und dauerhafte Kompatibilität dieser Software. polbeo schuldet weder die Fortführung eines bestimmten FOSS-Projekts noch die Fehlerbehebung durch dessen Mitwirkende.

(3) polbeo schuldet die Bereitstellung der vereinbarten Leistungsfunktionen in der betreuten Standardkonfiguration. Auf Fehler oder Veränderungen eines Funktionsproviders kann polbeo insbesondere durch Aktualisierung, Umgehungslösungen oder dessen Ersetzung nach Maßgabe von Ziffer 14 reagieren.

(4) Die Vergütung wird für die vereinbarten Bereitstellungs-, Betriebs-, Aktualisierungs-, Datensicherungs- und Supportleistungen und nicht als Lizenzgebühr für die eingesetzte FOSS erhoben.

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4. Vertragsschluss

(1) Mit dem Absenden des Bestellformulars gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrages über die im Bestellvorgang bezeichneten Leistungen ab. Der Vertrag kommt durch ausdrückliche Annahme durch polbeo oder durch Bereitstellung des polishubs zustande.

(2) Von polbeo individuell erstellte Leistungs- und Preisangebote sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden. Mit der Beauftragung der darin beschriebenen Leistungen gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt erst durch die ausdrückliche Auftragsannahme durch polbeo in Textform zustande.

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5. Testphase und Vergütung

(1) Soweit nichts anderes vereinbart ist, kann der Kunde den polishub zunächst vier Wochen unentgeltlich erproben und bewerten. Die Testphase beginnt mit der Bereitstellung des polishubs. Sie dient ausschließlich Test- und Bewertungszwecken; ein Produktivbetrieb ist nicht Vertragsgegenstand.

(2) Der Kunde kann während der Testphase jederzeit der entgeltlichen Fortführung zustimmen. Vor seiner Zustimmung werden ihm der Preis und die sonstigen Bedingungen der entgeltlichen Fortführung angezeigt. Mit Zugang der Zustimmung bei polbeo beginnt der entgeltliche Produktivbetrieb, sofern kein späterer Zeitpunkt vereinbart wird.

(3) Stimmt der Kunde der entgeltlichen Fortführung nicht bis zum Ablauf der Testphase zu, endet der Vertrag mit Ablauf der Testphase automatisch. Der Zugang zum polishub endet und der polishub wird gelöscht. Für die Bereitstellung und Löschung der Daten gilt Ziffer 12.

(4) Preis, Abrechnungszeitraum und Fälligkeit ergeben sich aus den bei der Zustimmung zur entgeltlichen Fortführung angezeigten Bedingungen oder aus einer ergänzenden Vereinbarung.

(5) polbeo darf die Preise für laufende Leistungen unter Berücksichtigung der Kosten- und Leistungsentwicklung, beispielsweise im Falle von Kostenänderungen in den Bereichen Hosting/Infrastruktur, Erbringung der Leistung zugekauften Dienste, Personal, Energie, Abgaben, Steuern oder den gesetzlich oder technisch erforderlichen Betriebsaufwänden mit einer Frist von sechs Wochen zum Beginn eines Abrechnungszeitraums anpassen. Im Fall einer Preiserhöhung kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen; polbeo weist ihn in der Änderungsmitteilung in Textform auf dieses Kündigungsrecht hin.

(6) Zusatzleistungen werden nur vergütet, wenn sie vom Kunden gesondert beauftragt wurden. Für sie gilt die bei der Beauftragung vereinbarte Vergütung.

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6. Laufzeit und Kündigung

(1) Mit Beginn des entgeltlichen Produktivbetriebs wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit fortgeführt und kann von beiden Vertragsparteien mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende ordentlich gekündigt werden.

(2) Abweichende Laufzeiten und Kündigungsfristen können in einer ergänzenden Vereinbarung festgelegt werden, soweit gesetzlich zulässig.

(3) Kündigungen sind in Textform oder über die auf der Website von polbeo bereitgestellte Kündigungsfunktion zu erklären.

(4) Für die Folgen der Vertragsbeendigung gilt Ziffer 12.

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7. Betriebssupport und Zusatzleistungen

(1) Der Betriebssupport ist Bestandteil der Standardleistung. Er umfasst insbesondere

  1. die Entgegennahme und erste Prüfung von Störungsmeldungen,
  2. die Behebung von Betriebsstörungen, deren Ursache im Verantwortungsbereich von polbeo liegt,
  3. die Wiederherstellung des Zugangs zum polishub und der technischen Nutzbarkeit der vereinbarten Leistungsfunktionen sowie
  4. die erforderliche Abstimmung mit den von polbeo eingesetzten Hosting- und Infrastrukturdienstleistern.

(2) Bestimmte Reaktions-, Bearbeitungs- oder Wiederherstellungszeiten werden nur geschuldet, wenn sie in einer ergänzenden Vereinbarung festgelegt wurden.

(3) Nicht zum Betriebssupport gehören zum Beispiel

  1. Beratung und Unterstützung bei der fachlichen Nutzung der Leistungsfunktionen,
  2. Schulungen und Einweisungen,
  3. individuelle Konfigurationen, Datenimporte, Datenbereinigungen und Datenmigrationen,
  4. die Konzeption kundenspezifischer Arbeitsabläufe,
  5. die Einrichtung und Betreuung kundenspezifischer Schnittstellen oder Integrationen,
  6. die Betreuung von Veränderungen außerhalb der betreuten Standardkonfiguration sowie
  7. die Entwicklung oder Erweiterung von Leistungsfunktionen.

(4) Leistungen nach Absatz 3 können als Zusatzleistungen vereinbart werden.

(5) Erbringt polbeo im Einzelfall Leistungen außerhalb des Betriebssupports ohne gesonderte Vergütung, entsteht daraus kein Anspruch auf entsprechende Leistungen in anderen Fällen.

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8. Verfügbarkeit und Wartung

(1) polbeo stellt den polishub und die vereinbarten Leistungsfunktionen während der Vertragslaufzeit über das Internet zur Verfügung. Eine bestimmte prozentuale Mindestverfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie in einer ergänzenden Vereinbarung festgelegt wurde.

(2) Die Verfügbarkeit kann vorübergehend eingeschränkt sein, insbesondere durch Wartungs- und Aktualisierungsmaßnahmen, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen eingesetzter Infrastruktur- und Internetdienste oder Umstände aus dem Verantwortungsbereich des Kunden.

(3) Planbare Maßnahmen, die die Verfügbarkeit voraussichtlich wesentlich einschränken, kündigt polbeo nach Möglichkeit vorab an. Dringende Sicherheits- und Betriebsmaßnahmen können ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden.

(4) Bei Betriebsstörungen gilt Ziffer 7.

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9. Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde nutzt den polishub und die Leistungsfunktionen nur vertragsgemäß und zu rechtmäßigen Zwecken. Er ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten, gespeicherten und verarbeiteten Inhalte und Daten verantwortlich.

(2) Der Kunde schützt seine Zugangsdaten vor unberechtigtem Zugriff und beschränkt Benutzerkonten auf berechtigte Personen. Er informiert polbeo unverzüglich über bekannt gewordene unberechtigte Zugriffe, Sicherheitsvorfälle, den Verlust von Zugangsdaten und erhebliche Betriebsstörungen und unterstützt polbeo im zumutbaren Umfang bei deren Untersuchung.

(3) Nimmt der Kunde im Rahmen der ihm eingeräumten Zugriffsrechte selbst oder durch Dritte Veränderungen an einem Funktionsprovider vor, werden diese nachfolgend als „kundenseitige Veränderungen“ bezeichnet. Sie gehören nicht zur betreuten Standardkonfiguration. Der Kunde stellt sicher, dass sie die Sicherheit und den zuverlässigen Betrieb des polishubs und anderer Systeme nicht beeinträchtigen.

(4) Bestehen konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung oder eine erhebliche Gefährdung der Sicherheit, des Betriebs oder der Rechte Dritter, darf polbeo den betroffenen Zugang, Funktionsprovider oder die kundenseitige Veränderung im erforderlichen Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Kunden und unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit vorübergehend einschränken oder deaktivieren. Soweit Gefahr im Verzug nicht entgegensteht, erhält der Kunde zuvor Gelegenheit zur Abhilfe. polbeo informiert den Kunden hierüber und hebt die Maßnahme auf, sobald ihr Grund entfallen ist.

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10. Datenverarbeitung und Datenschutz

(1) Soweit polbeo personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, der insoweit datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist, gilt die zwischen den Parteien geschlossene Auftragsverarbeitungsvereinbarung einschließlich der darin einbezogenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

(2) Über die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die polbeo selbst verantwortlich ist, informiert polbeo in seiner Datenschutzerklärung.

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11. Datensicherung und Wiederherstellung

(1) polbeo erstellt automatisierte Datensicherungen der im polishub gespeicherten Daten, Dateien und Konfigurationen. Sicherungsintervall, Aufbewahrungsdauer und Sicherungsumfang ergeben sich aus der Produkt- und Leistungsbeschreibung sowie den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

(2) Die Datensicherungen dienen der Wiederherstellung des polishubs. Sie ersetzen keine vom Kunden benötigte oder gesetzlich vorgeschriebene Archivierung.

(3) Ist eine Wiederherstellung zur Behebung einer Betriebsstörung erforderlich, deren Ursache im Verantwortungsbereich von polbeo liegt, ist sie Bestandteil des Betriebssupports. Eine Wiederherstellung auf Wunsch des Kunden ist eine Zusatzleistung.

(4) Eine Wiederherstellung ist nur im Rahmen der tatsächlich vorhandenen Datensicherungen und der darin enthaltenen Datenstände möglich.

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12. Datenexport, Anbieterwechsel und Vertragsbeendigung

(1) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit mit den im polishub bereitgestellten Exportfunktionen selbst exportieren.

(2) Verlangt der Kunde den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder die Übertragung seiner Daten auf eine von ihm selbst betriebene Infrastruktur, beträgt die Ankündigungsfrist höchstens zwei Monate und der anschließende Übergangszeitraum höchstens 30 Kalendertage. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal angemessen verlängern. Während des Übergangszeitraums hält polbeo den Betrieb und die Sicherheit des polishubs aufrecht und informiert den Kunden über bekannte Wechselrisiken.

(3) polbeo stellt die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte als Kopie einer zum Ende des Übergangszeitraums erstellten vollständigen Datensicherung in den standardmäßig erzeugten, strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten bereit. Sie umfasst die kundenspezifischen Datenbanken, Dateien und Konfigurationen.

Nicht umfasst sind interne Systeme und Betriebsdaten, Zugangsdaten und Sicherheitsinformationen, Geschäftsgeheimnisse von polbeo oder Dritten, Daten anderer Kunden sowie Bestandteile, an denen der Kunde kein eigenständiges Nutzungsrecht besitzt. Ein Anspruch auf Übertragung, Fortführung oder Wiederinbetriebnahme des polishubs besteht nicht. Polbeo stellt lediglich Daten und Artefakte, aber keine lauffähige Kopie der polbeo-Betriebsplattform.

(4) Die Wechselunterstützung umfasst die Bereitstellung der Datensicherung, der vorhandenen technischen Dokumentation und angemessener Auskünfte zu deren Inhalt. Konvertierung oder Aufbereitung für ein bestimmtes Zielsystem, dessen Einrichtung, der Import der Daten sowie sonstige individuelle Migrations- und Beratungsleistungen sind Zusatzleistungen. Für die standardmäßige Wechselunterstützung wird kein gesondertes Wechselentgelt erhoben.

(5) Nach dem Übergangszeitraum hält polbeo die bereitgestellten Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – oder Bereitstellungspflichten entgegenstehen.

(6) Endet die Testphase ohne entgeltliche Fortführung, wird der polishub mit Vertragsende gelöscht. polbeo hält ausschließlich die letzte vollständige Datensicherung noch 30 Kalendertage zum Abruf bereit. Ein Anspruch auf einen Übergangszeitraum oder auf Fortführung, Wiederinbetriebnahme oder Übertragung des polishubs besteht nicht.

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13. Haftung

(1) polbeo haftet unbeschränkt

  1. bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
  2. für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie
  3. bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder der Übernahme einer ausdrücklichen Garantie.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet polbeo nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vorhersehbaren und vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung nach Absatz 2 ist je Schadensereignis auf das Zwölffache der für die betroffene Leistung vereinbarten monatlichen Vergütung, mindestens jedoch auf 5.000 Euro und höchstens auf 25.000 Euro begrenzt. Bei Leistungen, für die keine monatliche Vergütung vereinbart ist, tritt an deren Stelle die für den jeweiligen Auftrag vereinbarte Vergütung; die Mindest- und Höchstbeträge nach Satz 1 gelten entsprechend.

(4) Im Übrigen ist die Haftung von polbeo bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(5) polbeo haftet nicht für Beeinträchtigungen, soweit diese durch kundenseitige Veränderungen nach Ziffer 9 Absatz 3 oder eine vertragswidrige Nutzung verursacht wurden.

(6) Bei einem von polbeo leicht fahrlässig verursachten Datenverlust ist die Haftung auf den typischen Aufwand begrenzt, der für die Wiederherstellung aus den nach Ziffer 11 vertragsgemäß erstellten Datensicherungen erforderlich ist. Absatz 1 bleibt unberührt.

(7) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von polbeo.

(8) Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz, bleibt unberührt.

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14. Änderungen und Aktualisierungen der Leistungen

(1) polbeo darf die technische Ausgestaltung des polishubs, die eingesetzten Funktionsprovider und die technischen Betriebsverfahren ändern oder aktualisieren sowie Funktionsprovider ersetzen, wenn hierfür ein triftiger Grund besteht. Ein solcher Grund kann insbesondere in Sicherheitsanforderungen, technischen Weiterentwicklungen, gesetzlichen Vorgaben, der Sicherung von Stabilität und Kompatibilität, der fehlenden Wartbarkeit eines Funktionsproviders oder Änderungen eingesetzter Infrastrukturdienste liegen.

(2) Änderungen und Ersetzungen erfolgen ohne zusätzliche Kosten für den Kunden. Die vereinbarten wesentlichen Leistungsfunktionen bleiben erhalten. Ein Anspruch auf den dauerhaften Einsatz eines bestimmten Funktionsproviders, einer bestimmten Version oder einer bestimmten technischen Umsetzung besteht nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

(3) Bei der Ersetzung eines Funktionsproviders überführt polbeo die für die Fortführung der vereinbarten Leistungsfunktionen erforderlichen Daten in den neuen Funktionsprovider. Über Änderungen informiert polbeo den Kunden klar und verständlich, soweit dies nach Art und Umfang der Änderung erforderlich ist.

(4) Gegenüber Verbrauchern gelten für Änderungen an digitalen Produkten ergänzend die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 327r BGB. Beeinträchtigt eine Änderung die Zugriffsmöglichkeit oder die Nutzbarkeit für den Verbraucher mehr als unerheblich, informiert polbeo den Verbraucher innerhalb einer angemessenen Frist vor der Änderung auf einem dauerhaften Datenträger, insbesondere per E-Mail, über die Merkmale und den Zeitpunkt der Änderung sowie über sein gesetzliches Beendigungsrecht. Der Verbraucher kann den Vertrag in diesem Fall innerhalb von 30 Tagen unentgeltlich beenden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Die gesetzlichen Ausnahmen von diesem Beendigungsrecht bleiben unberührt.

(5) polbeo gewährleistet nicht, dass kundenseitige Veränderungen nach Ziffer 9 Absatz 3 nach einer Änderung oder Ersetzung unverändert funktionsfähig oder kompatibel bleiben. Ihre Prüfung oder Anpassung ist eine Zusatzleistung. Die Verantwortung von polbeo für die betreute Standardkonfiguration bleibt unberührt.

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15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gegenüber Kunden, die Verbraucher sind, bleiben zwingende Schutzvorschriften des Staates unberührt, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Worms Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis.

(3) Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

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16. Schlussbestimmungen

(1) Ergänzungen und Änderungen des Vertrages sollen in Textform festgehalten werden. Individuelle Vereinbarungen der Vertragsparteien bleiben hiervon unberührt.

(2) Sollte eine Bestimmung des Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

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