Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) / Nutzungsvertrag

Stand: 11.04.2026

Inhaltsverzeichnis

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Leistungen der
Polbeo Florian Dieckmann und Fabian Huschka GbR, Bärengasse 16, 67547 Worms (nachfolgend „Polbeo“)
gegenüber ihren Kunden.

Die Leistungen richten sich an Unternehmer und Verbraucher innerhalb der Europäischen Union.

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2. Vertragsgegenstand

(1) Polbeo bietet die Bereitstellung und den Betrieb von Software-Instanzen auf Basis freier Open-Source-Software (FOSS), insbesondere CiviCRM, als Software-as-a-Service an.

(2) Die Leistung umfasst insbesondere:

  • Hosting der Software
  • Bereitstellung einer vorgeprägten Grundkonfiguration
  • Betrieb und Aktualisierung der Systeme
  • Installation und Pflege eines standardisierten Sets von Erweiterungen

(3) Polbeo schuldet nicht die Entwicklung oder inhaltliche Pflege der eingesetzten Software oder Erweiterungen.

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3. Open-Source-Charakter der Leistungen

(1) Die bereitgestellten Systeme basieren auf freier Open-Source-Software, die durch Dritte entwickelt und gepflegt wird.

(2) Polbeo übernimmt keine Gewähr für:

  • Funktionsfähigkeit der Software
  • Fehlerfreiheit
  • dauerhafte Kompatibilität von Erweiterungen

(3) Polbeo bemüht sich, durch Auswahl und Pflege eines stabilen Systems die Risiken zu minimieren.

(4) Die Nutzung der Software erfolgt auf eigenes Risiko des Kunden.

(5) Die vom Kunden genutzten Systeme sind regelmäßig Teil von Open-Source-Software-Ökosystemen. Polbeo empfiehlt, sich mit den jeweiligen Communities, deren Governance-Strukturen und Weiterentwicklungsprozessen vertraut zu machen und sich bei Bedarf aktiv zu beteiligen.

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4. Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Leistungen stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar.

(2) Der Kunde gibt durch Absenden des Bestellformulars ein Angebot ab.

(3) Der Vertrag kommt durch Bereitstellung der Software-Instanz oder ausdrückliche Annahme durch Polbeo zustande.

(4) Die Annahme von Verträgen kann von Polbeo im Einzelfall und ohne Begründung abgelehnt werden.

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5. Testphase und Vergütung

(1) Die Nutzung ist in den ersten vier Wochen kostenlos (Testphase).

(2) Während der Testphase wird der Kunde rechtzeitig zur Entscheidung über die kostenpflichtige Fortführung der Nutzung aufgefordert.

(3) Eine kostenpflichtige Nutzung kommt nur zustande, wenn der Kunde der Fortführung ausdrücklich zustimmt.

(4) Erfolgt keine Zustimmung zur kostenpflichtigen Fortführung, endet die Nutzung mit Ablauf der Testphase automatisch.

(5) Die Preise ergeben sich aus der jeweils gültigen Preisliste oder einer individualvertraglichen Vereinbarung.

(6) Es gilt die jeweils aktuelle Fassung der Preisliste.

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6. Laufzeit und Kündigung

(1) Nach der Testphase beträgt die Kündigungsfrist vier Wochen zum Quartalsende.

(2) Polbeo kann Verträge mit einer Frist von vier Wochen zum Quartalsende kündigen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

(4) Eine außerordentliche Kündigung ist insbesondere möglich bei:

  • rechtswidriger Nutzung
  • Verstößen gegen diese AGB
  • sonstigen Umständen, die eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses für Polbeo unzumutbar machen, insbesondere bei drohenden rechtlichen, wirtschaftlichen oder technischen Risiken

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7. Supportleistungen

(1) Supportleistungen sind grundsätzlich kostenpflichtig und werden nach Aufwand oder pauschal abgerechnet.

(2) Ein Auftrag gilt als erteilt, wenn er schriftlich erfolgt, insbesondere per:

  • E-Mail
  • Chat

(3) Kostenloser Support wird ausschließlich gewährt für:

  • die Wiederherstellung der grundlegenden Erreichbarkeit von Softwareinstanzen
  • die Analyse von Betriebsstörungen
  • die Behebung von Betriebsstörungen, deren Ursache im Verantwortungsbereich von Polbeo liegt
  • geringfügige Unterstützungsleistungen, die nach pflichtgemäßem Ermessen von Polbeo ohne nennenswerten Aufwand erbracht werden können

(4) Support wird in der Regel werktags innerhalb von 24 Stunden erbracht.

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8. Verfügbarkeit

(1) Polbeo sichert keine bestimmte Verfügbarkeit zu.

(2) Polbeo bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Systeme.

(3) Die Verfügbarkeit kann insbesondere durch externe Faktoren beeinträchtigt werden.

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9. Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Inhalte der von ihm verarbeiteten Daten verantwortlich.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, die bereitgestellten Systeme nur rechtmäßig zu nutzen.

(3) Insbesondere untersagt sind:

  • rechtswidrige Inhalte
  • Spam
  • missbräuchliche Nutzung

(4) Der Kunde ist für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften verantwortlich.

(5) Polbeo behält sich vor, bereitgestellte Software-Instanzen im Rahmen der jeweiligen Open-Source-Projekte zu registrieren, soweit dies zur Nutzung oder Weiterentwicklung der Software üblich ist. Dabei können insbesondere der Name der Organisation sowie deren Ort und Land übermittelt werden.
Dies gilt nicht für Instanzen, die von Verbrauchern genutzt werden.

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10. Datenverarbeitung und Datenschutz

(1) Polbeo stellt ausschließlich die technische Infrastruktur bereit.

(2) Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die Bestandteil des Vertrags ist.

(4) Die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) von Polbeo sind Bestandteil der AVV in ihrer jeweils aktuellen Fassung.

(5) Die Datenschutzerklärung von Polbeo informiert über Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Website und der angebotenen Leistungen.

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11. Datensicherung und Wiederherstellung

(1) Es werden regelmäßige Backups erstellt.

(2) Eine Wiederherstellung auf einen früheren Stand ist möglich.

(3) Die Wiederherstellung erfolgt gegen Vergütung, sofern nicht anders vereinbart.

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12. Vertragsbeendigung und Daten

(1) Nach Vertragsbeendigung werden Daten entsprechend AVV und Datenschutzerklärung gelöscht.

(2) Testinstanzen werden spätestens 14 Tage nach Ablauf gelöscht.

(3) Der Kunde kann gegen Vergütung eine Kopie seiner Daten in einem gängigen Format erhalten.

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13. Haftung

(1) Polbeo haftet unbeschränkt bei:

  • Vorsatz
  • grober Fahrlässigkeit

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Polbeo nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten.

(3) Eine Haftung für:

  • Funktionsfähigkeit der eingesetzten Software
  • Datenverluste
  • mittelbare Schäden
    ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(4) Polbeo haftet nicht für Schäden durch:

  • Unterbrechungen
  • Verzögerungen
  • Softwarefehler

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14. Änderungen der Leistungen

Polbeo behält sich vor, Leistungen anzupassen, soweit dies erforderlich und zumutbar ist.

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15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

(1) Es gilt deutsches Recht.

(2) Gerichtsstand ist Worms, sofern gesetzlich nicht anderweitig bestimmt.

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16. Schlussbestimmungen

(1) Änderungen bedürfen der Textform.

(2) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

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