Wissen und Praxis

Politische Vorgänge mit der Fallverwaltung von CiviCRM bearbeiten

Politische Vorgänge entwickeln sich im Zusammenspiel von Akteuren. Wer ihren Verlauf verstehen oder beeinflussen möchte, muss Entwicklungen über längere Zeit verfolgen, Beteiligte und ihre Positionen kennen und das eigene Handeln organisieren.

Diese Anleitung zeigt, wie wir die Fallverwaltung CiviCase von CiviCRM für diese Aufgabe einrichten. Wir bilden politische Vorgänge als Fälle ab, gliedern sie nach Politikfeldern und Phasen des Politikzyklus, ordnen beteiligten Personen und Organisationen Rollen zu und erfassen Ereignisse, Entscheidungen und geplante Maßnahmen als Aktivitäten. Außerdem zeigen wir, wie mehrere Mitwirkende mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zusammenarbeiten können. Abschließend legen wir einen Beispielfall an und überprüfen die Einrichtung.

So wird CiviCRM nicht nur zu einem Werkzeug der Dokumentation und Analyse, sondern auch zur gemeinsamen Arbeitsgrundlage für die Planung und Durchführung politischer Interventionen.

Inhaltsverzeichnis

1. CiviCase: Die Fallverwaltung in CiviCRM

Die Fallverwaltung CiviCase ist ursprünglich für Hilfsorganisationen entstanden. Erste Fallmanagement-Funktionen wurden mit Unterstützung der irischen Menschenrechtsorganisation Front Line Defenders entwickelt. 2008 wurde daraus in Zusammenarbeit mit dem Physician Health Program of British Columbia, einer kanadischen Hilfsorganisation für Ärztinnen und Ärzte, die eigenständige Komponente CiviCase. Die Organisation unterstützte Ärzte, die beispielsweise gesundheitliche oder persönliche Probleme hatten. Solche Probleme lassen sich meistens nicht in einem einzigen Gespräch lösen. Es müssen Informationen gesammelt, Gespräche geführt, Fachleute hinzugezogen und weitere Schritte vereinbart werden.

Damit niemand den Überblick verliert, wird für jede betreute Person ein Fall angelegt. Die Person, um die es geht, nennt CiviCase den Fallklienten. Jeder Fall braucht mindestens einen solchen Kontakt. Er ist gewissermaßen der Ausgangspunkt, an dem die gesamte Fallgeschichte aufgehängt wird.

An einem Fall können aber viele weitere Personen und Organisationen beteiligt sein. Eine Betroffene könnte beispielsweise von einem Berater, einem Psychologen und einem Sozialarbeiter unterstützt werden. Damit erkennbar ist, wer im Verlauf des Falls welche Aufgabe oder Funktion hat, kennt CiviCase deshalb Fallrollen. Diese beschreiben, in welcher Eigenschaft eine Person oder Organisation an einem bestimmten Fall beteiligt ist.

Schließlich muss festgehalten werden, was in einem Fall geschieht und was noch zu tun ist. Dazu dienen die Aktivitäten. Eine Aktivität kann ein Ereignis, ein Telefonat, ein Gespräch, eine erhaltene Information, eine Entscheidung oder eine geplante Aufgabe sein. Aktivitäten können mit einem Datum, einer Beschreibung und den für diese Aktivität zuständigen Personen versehen werden. Alle Aktivitäten eines Falls bilden zusammen seine Geschichte. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, was bisher geschehen ist und welche nächsten Schritte anstehen.

Für die politische Arbeit übertragen wir dieses Prinzip auf politische Vorgänge. Ein Fallklient kann beispielsweise eine Bürgerin sein, die ihrer Abgeordneten ein Problem zur Kenntnis bringt. Oder es kann eine Bürgerinitiative sein, die sich mit einer geplanten Schulschließung beschäftigt. Als Fallrollen kommen nun etwa Betroffene, Interessenvertreter, Informationsgeber oder Entscheidungsträger hinzu. Mit Aktivitäten dokumentieren wir Ereignisse, Informationen, Beratungen und politische Entscheidungen und planen und dokumentieren das eigene Handeln.

2. Ziel dieser Anleitung

Wir konfigurieren CiviCase so, dass politische Vorgänge

Am Ende legen wir einen beispielhaften politischen Vorgang an, ordnen beteiligte Akteure zu und dokumentieren erste Aktivitäten.

Die Anleitung orientiert sich an einem Konzept, dass für den Stadtverband einer politischen Partei entwickelt worden ist und im Rahmen des kommunalpolitischen Projekts worms.social entwickelt und erprobt wurde. Die beschriebenen Grundsätze wurzeln in der Politikfeldanalyse und in den Methoden und Techniken von Public Affairs und lassen sich auf die politische Arbeit jeden Akteurs entlang der Wertkette politischer Wertkette übertragen – d.h. auf politisch ambitionierte Einzelpersonen, Bürgerinitiativen, politische Vereine wie Parteien und Verbände, Interessenvertretungen, Nichtregierungsorganisationen und andere Organisationen.

3. Interpretation politischer Vorgänge als Fälle

In der klassischen Fallverwaltung steht eine Person und ihr Anliegen im Mittelpunkt. Für die politische Arbeit ändern wir die Perspektive: Nicht eine Person, sondern ein Vorgang bildet den Mittelpunkt des Falls. Personen und Organisationen – auch der Fallklient - werden zu diesem Vorgang in Beziehung gesetzt.

Ein Fall in CiviCRM bezeichnet dann den Vorgang einer politischen Angelegenheit, deren Entwicklung wir verfolgen und möglicherweise selbst beeinflussen möchten. Beispielsweise die geplante Schließung der Grundschule Nord. Solche Fälle können wir kategorisieren und sie bspw. einem oder mehreren Politikfeldern zuordnen. Das Beispiel zählte dann zum Politikfeld „Bildungspolitik“.

Für unsere Konfiguration verwenden wir einen einzigen Falltyp namens Politischer Vorgang.

3.1 Wer ist Fallklient im politischen Vorgang?

CiviCase verlangt für jeden Fall mindestens einen Fallklienten. Bringt eine Bürgerin ihrer Abgeordneten ein Problem zur Kenntnis, kann diese Bürgerin der Fallklient sein. Beobachtet eine Bürgerinitiative eine geplante Schulschließung, kann stattdessen die Bürgerinitiative als Fallklient dienen. Der Fallklient bildet also den Ausgangs- oder Bezugspunkt des Falls.

Verwendet man das Constituent Relationship Management CiviCRM als Politikerin, um sich eben genau der Anliegen seiner „Constituents“ anzunehmen, ist die Zurechnung einer Sache zu einer konkreten Person oder Organisation natürlich der Schlüssel für die Beziehung zu den eigenen Wählerinnen.

Bei einem politischen Vorgang gibt es aber nicht notwendigerweise einen einzelnen Kontakt, um dessen Anliegen sich alles dreht. Auch ist er weder notwendigerweise der wichtigste politische Akteur noch der einzige Betroffene. Wenn ein Vorgang keinen naheliegenden Fallklienten hat, kann auch die Organisation, die ihn bearbeitet, als Bezugskontakt dienen.

3.2 Wer ist am politischen Vorgang beteiligt?

An der geplanten Schulschließung können beispielsweise Eltern, Lehrkräfte, die Schulverwaltung, politische Gremien und eine Bürgerinitiative beteiligt sein. Ihre Funktionen unterscheiden sich: Manche sind betroffen, andere vertreten Interessen, liefern Informationen, bereiten Entscheidungen vor oder treffen sie.

Diese Funktionen bilden wir als Fallrollen ab. Eine Person oder Organisation kann innerhalb eines Falls mehrere Rollen übernehmen und in unterschiedlichen Fällen ganz unterschiedliche Rollen haben.

Davon unterscheiden wir die Beteiligung an einzelnen Aktivitäten: An einer Beratung können beispielsweise drei Personen teilnehmen, die innerhalb des gesamten politischen Vorgangs verschiedene Rollen einnehmen. Wir können diese eine Beratung als Aktivität erfassen und alle drei Kontakte mit ihr verknüpfen.

Noch etwas anderes ist die interne Arbeitszuständigkeit: Wer unter den autorisierten Benutzer*innen des Systems eine Aktivität dokumentiert oder die Vorbereitung einer Stellungnahme übernimmt, muss deshalb selbst keine politische Fallrolle besitzen. Für solche Zuständigkeiten verwenden wir die Zuweisung von Aktivitäten an zuständige Benutzer.

3.3 Wie entwickelt sich ein politischer Vorgang?

Politische Vorgänge verändern sich über die Zeit. Zur Orientierung verwenden wir die fünf Phasen des Politikzyklus als Fallstatus: Problemformulierung, Lösungsentwurf, Entscheidung, Implementierung und Evaluation.

Diese Phasen beschreiben, wo ein Vorgang im politischen Prozess steht. Sie schreiben keinen festen Ablauf vor. Neue Informationen oder Konflikte können beispielsweise dazu führen, dass nach einer Entscheidung erneut über Lösungsmöglichkeiten beraten wird.

Was im Einzelnen geschieht, halten wir als Aktivitäten fest. Dazu gehören sowohl Ereignisse und Entscheidungen anderer Akteure als auch unsere eigenen Informationen, Beratungen, Stellungnahmen, Interventionen und anstehenden Aufgaben. Aktivitäten können mit mehreren Kontakten verbunden und einzelnen Mitwirkenden zur Bearbeitung zugewiesen werden.

Im Laufe der Zeit entsteht so eine Chronologie des politischen Vorgangs: Wir können nachvollziehen, was geschehen ist, wer daran beteiligt war, welche Entscheidungen getroffen wurden und was noch zu tun ist. Auch können wir aus dem Fall heraus auf Quellen und Materialien per Hyperlink verweisen und so das zum Fall gehörende Material erschließ- und nachvollziehbar machen.

Die folgenden Kapitel zeigen, wie wir dieses Denkmodell in CiviCase konfigurieren.

3.4 Wie in einen politischen Vorgang eingreifen?

Wer einen politischen Vorgang beobachtet, Informationen sammelt und die beteiligten Akteure und ihre Interessen kennt, gewinnt die Voraussetzungen, um selbst politisch handeln zu können. Wir können uns Ziele setzen, eine Strategie entwickeln und Maßnahmen planen, mit denen wir auf den Verlauf des Vorgangs Einfluss nehmen möchten.

Beispielsweise könnte eine Bürgerinitiative, die eine Schulschließung verhindern möchte, eine Stellungnahme erarbeiten, Eltern mobilisieren, Gespräche mit Mitgliedern des Stadtrats führen oder eine öffentliche Veranstaltung organisieren. Dafür muss sie wissen, wen sie erreichen möchte, welche Aufgaben anstehen, wer diese übernimmt und bis wann sie erledigt sein sollen.

Auch diese Arbeit lässt sich in CiviCase organisieren. Wir legen geplante Maßnahmen als Aktivitäten an, weisen sie Mitwirkenden zu und versehen sie mit Terminen. Die Kontakte und Fallrollen helfen uns dabei, die richtigen Ansprechpartner zu finden. Anschließend dokumentieren wir, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und welche Ergebnisse sie hatten.

CiviCRM bietet im weiteren die Komponenten, direkt zu handeln: Beispielsweise die Möglichkeit des E-Mail-Versands an Einzelempfänger oder Empfängergruppen, die Organisation von Veranstaltungen und das Kampagnenmanagement. Die in CiviCase geplanten Maßnahmen lassen sich insofern mit weiteren Werkzeugen von CiviCRM verbinden.

Die Fallverwaltung dient damit nicht allein dazu, politische Vorgänge zu dokumentieren. Sie bildet zugleich die Grundlage, um politische Interventionen zu planen, gemeinsam durchzuführen und ihre Wirkungen zu beurteilen. Die Ergebnisse unseres Handelns werden wiederum Teil der Fallgeschichte und können Anlass für weitere Entscheidungen und Maßnahmen sein.

4. Voraussetzungen

Sie benötigen:

Die grundlegende Kontaktverwaltung sollte bereits eingerichtet sein. Für die spätere Zusammenarbeit benötigen die Mitwirkenden eigene Benutzerkonten.

Öffnen Sie Administration → Systemeinstellungen → Komponenten

Aktivieren Sie dort CiviCase, sofern die Komponente noch nicht aktiv ist.

Anschließend steht im Hauptmenü der Bereich Fälle zur Verfügung.

5. Die Phasen des politischen Prozesses als Fallstatus anlegen

Politische Vorgänge entwickeln sich über die Zeit. Ein Problem wird beschrieben, Lösungsmöglichkeiten werden erarbeitet, Entscheidungen getroffen und anschließend umgesetzt und bewertet. Dies entspricht den fünf Phasen des Politikzyklus:

Fallstatus Bedeutung
Problemformulierung Ein Sachverhalt wird als politisches Problem wahrgenommen und beschrieben
Lösungsentwurfsphase Unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten werden erarbeitet und diskutiert
Entscheidungsphase Über Lösungsmöglichkeiten wird beraten und entschieden
Implementierung Eine Entscheidung wird umgesetzt
Evaluation Ergebnisse und Folgen werden überprüft und bewertet

Öffnen Sie Administration → CiviCase → Fallstatus

Legen Sie die fünf Status an und aktivieren Sie sie. Ordnen Sie sie in der dargestellten Reihenfolge an.

Die fünf Phasen behandeln wir als offene Bearbeitungszustände. Für tatsächlich abgeschlossene Vorgänge wird zusätzlich ein Fallstatus der Kategorie „Geschlossen“ benötigt. Dazu kann ein vorhandener Abschlussstatus verwendet oder ein eigener Status „Abgeschlossen“ angelegt werden.

Die fünf Politikzyklusphasen bilden keinen zwingend linearen Prozess. Beispielsweise kann während der Umsetzung deutlich werden, dass eine getroffene Entscheidung das ursprüngliche Problem nicht löst. Der Vorgang kann dann wieder in die Lösungsentwurfsphase zurückkehren.

Wichtig: Der Fallstatus beschreibt die Phase des gesamten politischen Vorgangs. Er ist nicht mit dem Bearbeitungsstatus einzelner Aufgaben zu verwechseln.

6. Den Falltyp „Politischer Vorgang“ anlegen

Öffnen Sie:

Administration → CiviCase → Falltypen → Falltyp hinzufügen

Tragen Sie ein:

Speichern Sie den Falltyp.

CiviCRM erzeugt dabei einen internen Namen. Dieser sollte nachträglich nicht verändert werden.

Wir verwenden diesen Falltyp unabhängig davon, ob es später beispielsweise um Schulpolitik, Verkehrsplanung, kommunale Finanzen oder Umweltschutz geht.

Der Grund ist einfach: In allen diesen Bereichen werden Informationen gesammelt, Positionen erarbeitet, Entscheidungen getroffen und ihre Folgen beobachtet. Die grundlegende Arbeitsweise ist gleich.

Sofern Ihre Oberfläche die Zuordnung von Fallstatus zum Falltyp anbietet, ordnen Sie diesem Falltyp die im vorigen Schritt angelegten Status zu.

7. Politikfelder als Schlagworte anlegen

Politische Vorgänge können einem oder mehreren Politikfeldern angehören. Eine geplante Schulschließung betrifft beispielsweise die Bildungspolitik, kann aber zugleich Fragen der kommunalen Finanzen und der Verkehrsplanung aufwerfen.

Wir verwenden dafür das Schlagwortsystem (Tags) von CiviCRM. Schlagworte können mehreren Fällen zugeordnet und hierarchisch gegliedert werden. So lassen sich Politikfelder in Ober- und Unterkategorien unterteilen, ohne für jedes Politikfeld einen eigenen Falltyp anlegen zu müssen.

7.1 Politikfelder anlegen

Öffnen Sie:

Kontakte → Schlagworte (Kategorien) verwalten

Legen Sie zunächst ein Schlagwort namens Politikfelder als übergeordnete Kategorie an.

Legen Sie anschließend die gewünschten Politikfelder als untergeordnete Schlagworte an. Für die kommunalpolitische Arbeit können beispielsweise die Handlungsfelder kommunaler Verwaltung als Ausgangspunkt dienen:

Wählen Sie beim Anlegen der untergeordneten Schlagworte jeweils Politikfelder als übergeordnetes Schlagwort und aktivieren Sie mindestens die Verwendung für Fälle (Cases).

Wenn dieselbe Typologie später auch zur Klassifikation von Personen und Organisationen verwendet werden soll, ermöglichen Sie bei der Konfiguration der entsprechenden Schlagworte zusätzlich die Verwendung für Kontakte.

Sie können die Typologie später weiter untergliedern. Unter Bildung, Sport und Kultur könnten beispielsweise Schulpolitik, Kindertagesstätten, Sportförderung und Kulturförderung angelegt werden.

7.2 Politikfelder einem Fall zuordnen

Öffnen Sie einen Fall vom Typ Politischer Vorgang und bearbeiten Sie dessen Schlagworte.

Wählen Sie für unseren Beispielfall Geplante Schließung der Grundschule Nord das Politikfeld Bildung, Sport und Kultur aus.

Ordnen Sie bei Bedarf weitere Politikfelder zu.

Diese Zuordnung kann während der Bearbeitung verändert werden. Werden beispielsweise Auswirkungen auf den kommunalen Haushalt erkennbar, kann zusätzlich das Schlagwort Kommunale Finanzen vergeben werden.

Die Politikfelder beschreiben, worum es in einem Vorgang sachlich geht. Der Fallstatus beschreibt dagegen, in welcher Phase des politischen Prozesses er sich befindet.

8. Die Rollen beteiligter Akteure definieren

An einem politischen Vorgang sind gewöhnlich unterschiedliche Personen und Organisationen beteiligt.

Sie sind nicht alle in derselben Weise beteiligt. Einige sind betroffen, andere vertreten Interessen, liefern Informationen, bereiten Entscheidungen vor oder treffen sie.

Wir unterscheiden deshalb sieben politische Fallrollen:

Fallrolle Bedeutung
Betroffene Ist von dem Vorgang oder seinen Folgen betroffen
Interessenvertreter Vertritt eigene oder fremde Interessen
Informationsgeber Stellt Informationen, Erfahrungen oder Fachwissen bereit
Informationsvermittler Verarbeitet oder verbreitet Informationen
Entscheidungsvorbereiter Erarbeitet entscheidungsfähige Vorlagen oder Optionen
Entscheidungsträger Verfügt über formelle oder maßgebliche Entscheidungskompetenz
Umsetzungsverantwortliche Ist für die praktische Umsetzung einer Entscheidung zuständig

8.1 Beziehungstypen anlegen

Fallrollen werden in CiviCRM mit Hilfe von Beziehungstypen definiert.

Öffnen Sie:

Administration → Daten und Anzeigen anpassen → Beziehungstypen

Legen Sie für jede der sieben Rollen einen aktiven Beziehungstyp an.

Dabei gilt in unserem Modell:

Verfahren Sie entsprechend mit den anderen sechs Beziehungstypen.

Lassen Sie für beide Seiten alle Kontaktarten zu. Schließlich können sowohl Personen als auch Organisationen Informationen liefern, Interessen vertreten oder Entscheidungen verantworten.

8.2 Die Rollen dem Falltyp zuordnen

Öffnen Sie:

Administration → CiviCase → Falltypen → Politischer Vorgang → Bearbeiten → Rollen

Fügen Sie dort die sieben Beziehungstypen hinzu.

Für unser Modell verwenden wir folgende Einstellungen:

Die gegebenenfalls vorhandene Standardrolle Case Coordinator is wird entfernt. Die native Klientenrolle bleibt bestehen.

Damit werden politische Funktionen nicht automatisch mit der Person gleichgesetzt, die einen Fall angelegt hat.

Auch wird niemand allein deshalb zum politischen Entscheidungsträger, weil er innerhalb der eigenen Organisation die Bearbeitung eines Vorgangs koordiniert.

Warum das wichtig ist: Ein Kontakt hat seine politische Rolle nicht ein für alle Mal. Dieselbe Person kann in einem Vorgang Informationen liefern, in einem anderen Entscheidungen vorbereiten und von einem dritten Vorgang selbst betroffen sein.

9. Ereignisse und Arbeitsschritte als Aktivitäten erfassen

Der eigentliche Arbeitsprozess findet in den Aktivitäten statt.

Mit Aktivitäten dokumentieren wir sowohl Vorgänge, die wir beobachten, als auch Handlungen, die wir selbst ausführen oder planen.

Für die politische Arbeit verwenden wir sieben Aktivitätstypen:

Aktivitätstyp Beispiel
Information / Quelle Ein Pressebericht, eine Studie oder eine neue Verwaltungsvorlage
Befassung / Beratung Eine Ausschusssitzung oder interne Beratung
Positionierung / Initiative Ein Vorschlag, eine Stellungnahme oder ein Antrag
Entscheidung Ein Ratsbeschluss oder eine andere maßgebliche Entscheidung
Kommunikation / Öffentlichkeit Eine Pressemitteilung oder öffentliche Informationsveranstaltung
Intervention / Mobilisierung Eine Unterschriftensammlung oder die Organisation einer Aktion
Umsetzung / Kontrolle Die Beobachtung der Durchführung eines Beschlusses

9.1 Aktivitätstypen anlegen

Öffnen Sie:

Administration → Daten und Anzeigen anpassen → Aktivitätstypen

Legen Sie die sieben Aktivitätstypen an.

Wählen Sie bei jedem Aktivitätstyp:

Komponente: Nur Fälle

Dadurch stehen sie für die Arbeit innerhalb des Fallmanagements zur Verfügung.

9.2 Aktivitätstypen dem Falltyp zuordnen

Öffnen Sie:

Administration → CiviCase → Falltypen → Politischer Vorgang → Bearbeiten → Aktivitätstypen

Fügen Sie die sieben Typen hinzu.

Die maximale Anzahl bleibt jeweils unbegrenzt. Ein politischer Vorgang kann schließlich beliebig viele Beratungen, Informationen oder Entscheidungen enthalten.

Die von CiviCase verwendeten Aktivitätstypen Fall angelegt und Follow-up bleiben erhalten. Für Fall angelegt genügt eine maximale Anzahl von eins.

9.3 Keine starre Abfolge vorgeben

CiviCase unterstützt Standardzeitachsen und festgelegte Abfolgen von Aktivitäten.

Für unser Modell legen wir zunächst keine politische Prozessabfolge fest. Die Standardzeitachse enthält lediglich die systemseitig notwendige Aktivität zur Fallanlage.

Das hat einen sachlichen Grund: Politische Prozesse verlaufen selten nach einem vorhersehbaren Zeitplan. Auch kann beispielsweise eine Informationsgewinnung während der Umsetzung stattfinden oder eine weitere Beratung nach einer bereits getroffenen Entscheidung notwendig werden.

Aktivitätstypen beschreiben deshalb die Art einer Handlung oder eines Ereignisses, nicht deren Platz innerhalb einer vorgeschriebenen Reihenfolge.

10. Mehrere Mitwirkende sicher zusammenarbeiten lassen

Bis hierhin ist das Fallmodell eingerichtet. Um es gemeinsam zu nutzen, müssen nun die Benutzerrechte geregelt werden. Falls Sie mit CiviCRM allein arbeiten oder mit einem kleinen Team, das in alle Informationen gleichberechtigt Einblick hat, besteht hier in der Regel kein Handlungsbedarf. Ist das Team jedoch größer, kann es relevant werden, insbesondere den Zugang zu personenbezogenen Daten zu limitieren. Kontakte mit Fallrollen müssen zwar den im System Mitarbeitenden sichtbar sein, aber es muss womöglich gleichzeitig sichergestellt werden, dass dadurch ein Vollzugriff auf die personenbezogenen Daten dieser Kontakte nur datenschutzrechtlich autorisierten Personen möglich ist.

Wir unterscheiden dann drei Dinge:

  1. Welche Funktionen darf ein Benutzer verwenden?
  2. Welche Kontakte darf er sehen?
  3. Wem dürfen innerhalb eines Vorgangs Aktivitäten zugewiesen werden?

Diese drei Fragen werden in CiviCRM nicht mit derselben Einstellung beantwortet.

10.1 Drei Kontaktgruppen anlegen

Öffnen Sie:

Kontakte → Gruppen verwalten → Gruppe hinzufügen

Legen Sie folgende Gruppen an:

Gruppenname Funktion
ACL - Mitwirkende Benutzerkontakte, denen die besonderen Sichtrechte zugewiesen werden
Für Mitwirkende sichtbare Kontakte Kontakte, die in der gemeinsamen politischen Arbeit verwendet werden dürfen
An der Fallbearbeitung Mitwirkende Personen, denen interne Fallaktivitäten zugewiesen werden können

Nur die Gruppe ACL - Mitwirkende erhält den Gruppentyp Zugangsberechtigung.

Die beiden anderen Gruppen werden als gewöhnliche Kontaktgruppen angelegt.

10.2 Die Benutzerrolle „Mitwirkende“ anlegen

Öffnen Sie:

Administration → Benutzer und Berechtigungen → Berechtigungen (Zugriffskontrolle)

Legen Sie die Standalone-Benutzerrolle Mitwirkende an.

Aktivieren Sie:

Vergeben Sie dagegen keine allgemeinen Administrationsrechte und insbesondere nicht die Berechtigungen Alle Kontakte betrachten, Alle Kontakte bearbeiten oder Kontakte hinzufügen.

Wir möchten, dass Mitwirkende an politischen Vorgängen arbeiten können, ohne automatisch Zugriff auf alle personenbezogenen Daten der Organisation zu erhalten.

Ordnen Sie anschließend jedem Mitwirkenden die Benutzerrolle zu und nehmen Sie den zugehörigen Kontakt in die Gruppe ACL - Mitwirkende auf.

10.3 Die Zugriffsrechte auf Kontakte begrenzen

Öffnen Sie:

Administration → Benutzer und Berechtigungen → Zugangskontrolllisten

Legen Sie eine ACL-Rolle namens ACL-Rolle Mitwirkende an.

Weisen Sie dieser Rolle die Zugangsberechtigungsgruppe ACL - Mitwirkende zu.

Legen Sie anschließend zwei ACL-Regeln an:

Einstellung Erste Regel Zweite Regel
Rolle ACL-Rolle Mitwirkende ACL-Rolle Mitwirkende
Operation Ansehen Ansehen
Datentyp Eine Gruppe von Kontakten Eine Gruppe von Kontakten
Gruppe Für Mitwirkende sichtbare Kontakte An der Fallbearbeitung Mitwirkende
Ergebnis Erlauben Erlauben

Damit dürfen Mitwirkende nur die freigegebenen politischen Kontakte und die für die interne Aufgabenverteilung vorgesehenen Personen sehen.

Kontakte außerhalb dieser beiden Gruppen sollen für diese Benutzer weder über die Suche noch über Autovervollständigungsfelder erreichbar sein.

10.4 Die Zuweisung von Aktivitäten begrenzen

Öffnen Sie:

Administration → CiviCase → Falltypen → Politischer Vorgang → Bearbeiten → Aktivitätszuordnung Einstellungen

Wählen Sie:

Damit soll das Feld Zugewiesen an nur interne Bearbeiter zur Auswahl anbieten.

Diese Beschränkung ist auch aus Datenschutzgründen wichtig: CiviCRM kann zugewiesene Kontakte automatisch per E-Mail über eine Aktivität informieren. Dabei können Inhalte der Aktivität übermittelt werden.

Prüfen Sie dieses Verhalten deshalb mit einer kontrollierten Testadresse, bevor Sie echte politische Arbeitsvermerke erfassen.

10.5 Kontaktansichten reduzieren

Bei umfangreicheren Kontaktbeständen kann es sinnvoll sein, die Kontaktansicht für Mitwirkende zu vereinfachen.

Die Erweiterung Contact Layout Editor ermöglicht es, einzelnen Benutzergruppen unterschiedliche Kontaktansichten anzubieten.

Für die Gruppe ACL - Mitwirkende kann beispielsweise eine Ansicht verwendet werden, die vor allem Zusammenfassung, Beziehungen, Fälle und Schlagworte enthält.

Allgemeine Aktivitäten, private Kontaktdaten und andere nicht benötigte Bereiche können aus der Darstellung entfernt werden.

Eine wichtige Einschränkung: Das Ausblenden eines Feldes ist keine Zugriffssperre. Vertrauliche Daten müssen durch tatsächlich wirksame Berechtigungen geschützt werden.

Bevor echte personenbezogene und möglicherweise vertrauliche Informationen für die gemeinsame Fallbearbeitung verwendet werden, ist deshalb ein gesonderter Test sämtlicher relevanter Zugriffswege erforderlich.

11. Einen ersten politischen Vorgang anlegen

Wir legen nun unseren Beispielfall an.

Dazu verwenden wir einen vorhandenen Organisationskontakt, etwa Elterninitiative Beispielstadt.

Öffnen Sie dessen Kontaktansicht und wählen Sie:

Aktion → Fall hinzufügen

Tragen Sie ein:

Feld Wert
Falltyp Politischer Vorgang
Betreff Geplante Schließung der Grundschule Nord
Fallstatus Problemformulierung
Fallklient Elterninitiative Beispielstadt

Speichern Sie den Fall.

Der Betreff ist dabei entscheidend: Er benennt den konkreten politischen Vorgang und nicht bloß das Politikfeld „Bildung“.

11.1 Die beteiligten Akteure ergänzen

Öffnen Sie im Fall den Bereich der Fallrollen.

Ordnen Sie beispielhaft zu:

Dabei handelt es sich um beispielhafte Zuordnungen. In einem realen Vorgang müssen die Funktionen anhand der tatsächlichen Verhältnisse bestimmt werden.

11.2 Erste Aktivitäten erfassen

Öffnen Sie im Fall die Funktion zum Hinzufügen einer Aktivität.

Legen Sie beispielsweise an:

Aktivität 1

Aktivität 2

Aktivität 3

Anschließend enthält der Fall sowohl dokumentierte Ereignisse als auch einen geplanten Arbeitsschritt.

Wenn später eine politische Entscheidung getroffen wird, kann diese als Aktivität des Typs Entscheidung dokumentiert und der Fallstatus entsprechend angepasst werden.

So wächst mit jeder neuen Information und jeder Handlung eine nachvollziehbare Vorgangsgeschichte.

12. Das Ergebnis prüfen

Prüfen Sie die Konfiguration nicht ausschließlich mit einem Administratorkonto. Verwenden Sie für den Berechtigungstest auch ein gewöhnliches Benutzerkonto der Rolle Mitwirkende.

Fallmodell

Zusammenarbeit

Der globale Menüpunkt zum Anlegen eines Falls kann für diese eingeschränkte Rolle scheitern, weil das Recht zur allgemeinen Kontaktanlage fehlt. Das ist in der hier beschriebenen Konfiguration kein Fehler. Ein Fall wird dann vom zuvor geöffneten, freigegebenen Kontakt aus angelegt.

Datenschutz

Prüfen Sie insbesondere, ob über Suchergebnisse, Detailansichten, Fallaktivitäten, Exporte oder Benachrichtigungen Informationen zugänglich werden, die Mitwirkende nicht sehen sollen.

Schlägt ein Negativtest fehl, ist die Konfiguration noch nicht für den produktiven Einsatz geeignet.

Ergebnis

Sie verfügen nun über eine Grundkonfiguration von CiviCase, in der politische Vorgänge als gemeinsame Arbeitsgegenstände bearbeitet werden können.

Beteiligte Personen und Organisationen werden mit ihren jeweiligen Funktionen dokumentiert. Aktivitäten halten fest, was geschehen ist, welche Informationen vorliegen, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche nächsten Schritte anstehen.

Damit entsteht nicht bloß ein Verzeichnis von Kontakten oder Aufgaben, sondern eine fortlaufende, gemeinsam bearbeitbare Dokumentation politischen Handelns.

Wie geht es weiter?

Die hier beschriebene Konfiguration lässt sich schrittweise erweitern:

Diese Erweiterungen setzen teilweise zusätzliche Konfigurationen und eigene Berechtigungstests voraus.

Weiterführende Informationen

Quelle: https://polbeo.de/en/politisch-arbeiten-mit-civicase

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